Дипломная работа: Автоматизированное рабочее место менеджера по рекламе

Дипломная работа: Автоматизированное рабочее место менеджера по рекламе

РЕФЕРАТ

Пояснительная записка составляет 118 страниц, из них:

-     Иллюстраций – 37;

-     Таблиц – 10;

-     Формул – 15;

-     Приложений – 10.

При выполнении пояснительной записки использовано 29 наименований литературных источников.

Ключевые слова: проектирование, разработка, реклама, агентства недвижимости, БД, бизнес-процессы, ИС, АИС, система, автоматизация, экономический эффект, деятельность, моделирование, проект.

Целью является автоматизация работы менеджера по рекламе фирмы по купле-продаже недвижимости.

Предметом исследования является агентство недвижимости «Деловая недвижимость».

В ходе работы был разработан программный комплекс, который реализовал автоматизацию основных аспектов работы менеджера по рекламе фирмы.

Разработка проведена по заказу агентства недвижимости ООО «СИА «Деловая недвижимость».

СОДЕРЖАНИЕ

1 Реклама и недвижимость

1.1 Недвижимость, как объект сделок

1.2 Виды рекламы недвижимости

1.3 Деятельность ООО «Деловая недвижимость»

1.4 Автоматизация рекламы недвижимости

2 Проектирование ИС «Реклама»

2.1 Моделирование деятельности ООО «Деловая недвижимость»

2.2 Техническое задание на разработку ИС «Реклама» для компании «Деловая недвижимость»

2.3 Технический проект на разработку ИС «Реклама» для компании «Деловая недвижимость»

3 ИС «Реклама» для агентства недвижимости «Деловая недвижимость»

3.1 Руководство по использованию ИС «Реклама»

3.2 Расчет экономической эффективности от внедрения АИС «Реклама»

Заключение

Список использованных источников

Список принятых обозначений

Приложение А Задание на дипломное проектирование

Приложение Б Прайс-лист газеты «Из рук в руки»

Приложение В Прайс-лист газеты «Купи-продай»

Приложение Г Прайс-лист газеты «Эксперт Недвижимость»

Приложение Д Прайс-лист газеты «Недвижимость Алтай»

Приложение Е Организационная структура ООО «Деловая недвижимость»

Приложение Ж Объемы размещаемой рекламы ООО «Деловая недвижимость»

Приложение З График подачи рекламы в СМИ

Приложение И Взаимосвязи между подразделениями компании ООО «Деловая недвижимость»

Введение

С развитием предпринимательской деятельности в России появляется много новых понятий и определений. Одно из них - “риэлтер”. Это понятие означает лицо, которое занимается предпринимательской деятельностью, осуществляя различные сделки с землей, зданиями, строениями, жилыми и нежилыми помещениями и т.п., т.е. с недвижимым имуществом.

В современных рыночных условиях ни одно коммерческое предприятие не может успешно вести дела без рекламы в том или ином виде, и агентства недвижимости не исключение. Так как, реклама для агентств недвижимости – это основной способ привлечения клиентов, а также средство для поиска и продажи объектов недвижимости.

Перед участниками рынка постоянно стоит задача организации своевременной и организованной подачи рекламы объектов недвижимости, продажей которых они занимаются, и от того, насколько грамотно будут осуществляться эти операции, во многом зависит успех компании на рынке.

Сегодня актуальность рекламы не вызывает сомнения так, как она играет ключевую роль в развитии рыночной экономики и является её важным элементом.

В рамках данной работы была осуществлена автоматизация работы менеджера фирмы по рекламе недвижимости.

Основными задачами, стоящими перед менеджером по рекламе являются своевременная подача и учет рекламы объектов недвижимости и, учет расходов на рекламу по каждому договору, а также подведение итогов подачи рекламы предприятия в целом.

Целью данного дипломного проекта является автоматизация рабочего места менеджера по рекламе агентства «Деловая недвижимость».

Для ее достижения необходимо выполнить следующие задачи:

-      изучить специфику рекламной деятельности в агентствах недвижимости;

-     изучить организацию и уровень автоматизации деятельности ООО «Деловая недвижимость»;

-     выполнить обзор программных продуктов, автоматизирующих деятельность агентств недвижимости;

-     разработать техническое задание на создание ИС «Реклама»;

-     разработать технический проект на создание ИС «Реклама»;

-     реализовать ИС «Реклама»;

-     разработать руководство пользователя для работы с ИС «Реклама»;

-     определить эффективность от внедрения ИС «Реклама».

В первом разделе данного диплома приводится общая информация о рынке недвижимости, деятельности и методике подачи рекламы компании «Деловая недвижимость», а также уровень автоматизации предприятия. Также приведен обзор рынка средств автоматизации работы менеджера по рекламе агентства недвижимости и обоснование конкретного выбора (выбор из существующих средств или разработка собственного). В этом разделе также описаны должностные обязанности менеджера по рекламе.

Второй раздел посвящен описанию бизнес-процессов деятельности ООО «Деловая недвижимость». Также этот раздел содержит техническое задание и технический проект на разработку АИС «Реклама».

Третий раздел содержит руководство пользователя, по эксплуатации АИС «Реклама» и расчет экономической эффективности от внедрения данной системы.

1 Реклама и недвижимость

.1         Недвижимость, как объект сделок

1.1.1    Что такое недвижимость

Недвижимость в России - бесценный капитал, дарованный природой, созданный трудом предшествующих поколений людей, живших и живущих на Российской земле. Термин “недвижимость” появился в российском законодательстве со времен Петра I и активно используется по сегодняшний день. Перечень объектов недвижимости приведен в ст. 130 ГК РФ [10]. К недвижимым вещам (недвижимое имущество, недвижимость) относятся земельные участки, участки недр, обособленные водные объекты и все, что прочно связано с землей, то есть объекты, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе леса, многолетние насаждения, здания, сооружения. К недвижимым вещам относятся также подлежащие государственной регистрации воздушные и морские суда, суда внутреннего плавания, космические объекты. Законом к недвижимым вещам может быть отнесено и иное имущество. Так, например, предприятие в целом как имущественный комплекс также признается недвижимостью (ст. 132 ГК РФ) [10].

Предприятие в целом или его часть может быть объектом купли-продажи, залога, аренды и других сделок, связанных с установлением, изменением и прекращением вещных прав. Предприятие может быть также передано по наследству.

1.1.2   Сегменты рынка

Рынок недвижимости в России только складывается. В классическом его понимании он представлен обычно в трех основных сегментах:

-     рынок жилых помещений;

-     рынок земельных участков;

-     рынок ценных бумаг на недвижимость.

К примеру, рынок жилых помещений предусматривает как продажу, так и аренду, и эксплуатацию. Этот рынок охватывает многоквартирные дома, коттеджное строительство и т.д.

Существуют различные формы собственности: частная, собственность акционерных предприятий, местная, муниципальная и, наконец, федеральная. Определить эффективность той или иной формы очень сложно - все зависит от конкретных ситуаций.

В целом рынок жилых помещений развит значительно больше, чем другие сегменты. И это понятно. Здесь есть уже определенная законодательная база, регулирующая процессы приватизации жилья, получения земли для строительства коттеджей и т.д.

Рынок нежилых помещений представлен в основном когда-то выкупленными или реконструированными помещениями, переоборудованными под офисы. Но в ходе приватизации появляется все больше объектов, которые сдаются в долгосрочную аренду или продаются с аукционов фондами имущества, т.е. местными органами управления. На втором этапе приватизации рынок недвижимости пополнится промышленными объектами и в еще большей степени объектами торгово-сервисного назначения.

После введения права частной собственности на недвижимое имущество и проведения приватизации в Российской Федерации государство перестало быть единственным собственником подавляющего числа объектов недвижимости, что послужило началу формирования рынка недвижимости.

.2         Виды рекламы недвижимости

Реклама риэлтерских услуг и эксклюзивных объектов недвижимости, выставляемых на продажу, — это важнейшая составная часть комплекса маркетинговых мероприятий, своеобразный информационный выход на потребителя.

При правильной организации реклама очень эффективна и способствует быстрой бесперебойной реализации эксклюзивных объектов. При этом ускоряется возврат оборотных денежных средств агентства недвижимости, устанавливаются деловые контакты агентов с покупателями и продавцами недвижимости, спрос возрастает и превышает предложение, что, в свою очередь, является объективной основой расширения риэлтерской деятельности и повышения эффективности продаж.

Реклама риэлтерских услуг и объектов недвижимости — естественный инструмент экономики и важный регулятор рынка недвижимости. Принятый курс на интенсификацию экономики, упрочение рыночных принципов, острая необходимость в решении социальных проблем, повышение качества и расширение ассортимента выпускаемой продукции поставили в области рекламной деятельности конкретные задачи, решению которых способствует организация комплекса рекламных мероприятий. Организация комплекса эффективных рекламных мероприятий — это весьма сложная задача, для реализации которой требуется четкая и слаженная работа агентов, менеджеров, руководства риэлтерской фирмы.

Рекламная деятельность на рынке недвижимости — это особая наука, где есть свои правила и законы. Эта наука использует познания психологии, социологии и исследования рынка недвижимости для решения экономических проблем субъектов риэлтерской, юридической, строительной, консалтинговой деятельности. Извлечь максимальную выгоду из рекламы в специфических условиях рынка недвижимости можно лишь при условии глубокого изучения и грамотного осмысления этой науки.

Принято считать, что само слово «реклама» происходит от латинских глаголов reclamo (выкрикивать) и reclamer (откликаться, требовать). Так как реклама является очень широким и многогранным понятием, в мировой практике существует множество определений, по-разному характеризующих ее.

Большая советская энциклопедия рекламу рассматривает как популяризацию товаров с целью продажи, формирования спроса, ознакомления потребителей с качеством, особенностями и местом продажи товаров, объяснения возможностей их использования.

В материалах, опубликованных в 90-х годах, реклама определяется как:

-     информация о потребительских свойствах товаров и видах услуг с целью создания спроса на них;

-     специальная форма коммуникации, направленная на побуждение людей к определенному поведению, служащему целям сбыта;

-     информационный механизм экономики;

-     любая платная форма неличного представления и продвижения идей, товаров или услуг от имени известного спонсора;

-     информация, призванная помочь производителю выгодно реализовать свои товары, услуги, а покупателю — с пользой приобрести их.

У рекламы недвижимости множество применений. Ее используют для следующих целей:

-     формирование долговременного образа риэлтерской фирмы (престижная реклама);

-     долговременное выделение конкретного объекта недвижимости (реклама эксклюзивного варианта);

-     распространение информации об риэлтерской услуге или событии (рубричная реклама);

-     объявление о срочном выкупе квартир, комнат, домов по доступным ценам (реклама покупок);

-     отстаивание конкретной идеи руководства риэлтерской фирмы, ассоциации профессионалов рынка недвижимости (разъяснительно-пропагандистская реклама).

К рекламе недвижимости можно отнести любой способ агитации, информации, убеждений в рамках рынка недвижимости:

-     выставочные мероприятия;

-     риэлтерские семинары;

-     курсы;

-     консультации;

-     печатную продукцию (проспекты, каталоги, плакаты и т. д.);

-     распространение сувениров;

-     распространение купонов со скидкой за обращение по поводу покупки, консультации;

-     расклейка объявлений;

-     распространение визиток;

-     публичные выступления;

-     неформальные выступления.

Основные черты, характеризующие рекламу недвижимости, представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 – Черты рекламы

С одной стороны, рекламу можно использовать для создания долговременного стойкого образа риэлтерской услуги, а с другой стороны — для стимулирования быстрых продаж эксклюзивных вариантов. Реклама недвижимости — это эффективный способ охвата множества географически разбросанных покупателей и продавцов со схожими потребностями и финансовыми возможностями.

Итак, реклама, с точки зрения потенциального потребителя,— это обилие информации об объектах недвижимости и риэлтерских услугах, своего рода проводник в мире рынка недвижимости.

Информативная реклама преобладает в основном на этапе выведения объекта недвижимости на рынок, когда стоит задача создания первичного спроса. Так, риэлтерам нужно сначала проинформировать потребителей о достоинствах риэлтерских услуг.

Задачи:

-     сообщение рынку об объекте недвижимости или риэлтерских услугах; информирование рынка об изменениях цены;

-     объяснение принципов риэлтерской деятельности;

-     описание оказываемых услуг агентством недвижимости;

-     исправление неправильных представлений или рассеяние опасений потребителя риэлтерских услуг;

-     формирование образа риэлтерской фирмы.

Увещевательная реклама приобретает особую значимость на этапе роста, когда перед агентством недвижимости встает задача формирования избирательного спроса. Часть увещевательных объявлений смещается в категорию сравнительной рекламы, которая стремится утвердить преимущество одной фирмы за счет конкретного сравнения ее с одной или несколькими фирмами. О правильности создания сравнительной рекламы суждения достаточно неоднозначны.

Задачи увещевательной рекламы:

-     формирование предпочтения к конкретной риэлтерской фирме;

-     поощрение к переключению на вашу фирму;

-     изменение восприятия потребителем свойств услуг фирмы;

-     убеждение потребителя совершить покупку, продажу через данную фирму не откладывая;

-     убеждение потребителя в необходимости принять агента данной фирмы.

Сродни эмоциональной рекламе, так называемая подкрепляющая реклама, которая стремится уверить потребителей риэлтерских услуг в правильности сделанного ими выбора. В подобных рекламах часто фигурируют довольные покупатели, продавцы недвижимости, располагающая дружеская атмосфера.

Задачи эмоциональной рекламы:

-     пробуждение у покупателей и продавцов симпатии к риэлтерским слугам;

-     создание имиджа;

-     повышение доверия к риэлтерским услугам, агентству недвижимости;

-     привлечение внимания потребителей к определенному, элитарному поведению риэлтера.

Напоминающая реклама чрезвычайно важна на этапе зрелости, для того чтобы заставить потребителя вспомнить о риэлтерских услугах. Цель дорогих объявлений риэлтерских услуг, агентств недвижимости, имеющих всеобщее и давно устоявшееся признание - напомнить людям о своем существовании, а вовсе не в том, чтобы проинформировать или убедить их.

Задачи напоминающей рекламы:

-     напоминание потребителям о том, что риэлтерская услуга может потребоваться в ближайшее время;

-     напоминание потребителям о том, где можно продать, купить объект недвижимости, получить консультацию специалиста;

-     удержание риэлтерской услуги в памяти потребителей в периоды межсезонья;

-     поддержание осведомленности о риэлтерских услугах.

На практике часто границы между вышеприведенными видами размыты, так как одна реклама может носить (или совмещать) как и информационный характер, так и, например, увещевательный. Все зависит от конкретной рекламной ситуации, в которой находится риэлтерская фирма. К примеру, агентство недвижимости заключило ряд эксклюзивных договоров на продажу недвижимости. Фирма информирует об этом потенциального покупателя (информационная реклама) и напоминает свой адрес (напоминающая реклама).

С точки зрения рекламодателя, роль носителей рекламы, в принципе, могут выполнять любые лица или вещи, удовлетворяющие двум условиям:

-     они должны быть созданы так, чтобы суметь донести информацию для потребителя;

-     контакт с ними должен представлять определенную пользу для целевой группы.

Анализируя рекламу с точки зрения ее распространения, можно выделить следующие виды:

-     прямая реклама;

-     печатная и сувенирная реклама;

-     аудио - и аудиовизуальная реклама;

-     реклама в прессе;

-     реклама на месте продажи;

-     наружная реклама риэлтерской фирмы;

-     имидж - реклама.

Прямая реклама:

-     прямая почтовая реклама - преимущество: при минимальной затрате средств имеет высокую избирательную способность;

-     лично вручаемые рекламные материалы.

Что касается лично вручаемых рекламных материалов, то это могут быть следующие разработки:

-     листовки;

-     приглашения на работу в риэлтерскую фирму;

-     рекламные объявления об объектах недвижимости, выставленных на продажу;

-     рекламные объявления на покупку объектов недвижимости;

-     рекламные объявления об риэлтерских услугах, которые обычно распространяются в местах сосредоточения людей (метро, улица и т.д.);

-     специальные рекламные материалы, предназначенные для определенного круга лиц (приглашения).

О прямой почтовой рекламе стоит рассказать поподробнее.

Прямая почтовая реклама (Direct - mail) является очень популярным и одним из самых эффективных видов рекламы. Она представляет собой рассылку рекламных сообщений в адреса определенной группы лиц-потребителей или возможных деловых партнеров.

Прямая почтовая реклама включает в себя три этапа:

-     создание (приобретение) базы данных населения;

-     деление населения на целевые группы по социальному статусу, полу, возрасту, доходу и т.д.;

-     рассылка писем рекламного содержания с учетом специфики целевой группы.

Методы прямой почтовой рекламы позволяют варьировать агитационное воздействие на потребителя риэлтерских услуг.

К печатной и сувенирной рекламе относят следующие материалы:

-     проспекты услуг и объектов недвижимости;

-     каталоги - печатные издания, рекламирующие большой перечень объектов или услуг с краткими пояснениями и ценами;

-     буклеты - специальные издания, посвященные одной риэлтерской фирме или объектам недвижимости. В буклетах вместе с рекламным текстом помещают фотографии и факты из истории фирмы, отдельных ее членов, называют спонсорские или другие акции, участие в политической и экономической жизни страны. Буклеты обычно делаются на высококачественной бумаге, многоцветными. Буклеты являются очень престижными. Их обязательно вручают на презентациях, ярмарках, выставках, пресс-конференциях или при заключении договора с клиентом;

-     листовки - применяются на выставках, ярмарках и пр. для раздачи посетителям;

-     афиши или плакаты;

-     прайс-листы - перечень объектов недвижимости и цен на них;

-     пресс-релизы - отчет о проведенной той или иной акции, используемой в рекламных целях;

-     календари, ручки, папки, футболки и пр. - мелкая продукция, распространяемая на презентациях, выставках, ярмарках в качестве рекламного акта.

Аудио- и аудиовизуальная реклама - это средство распространения рекламы считается наиболее эффективным, так как оно охватывает большие массы населения (потребителей). Преимущество такой рекламы заключается в ее особой оперативности. Наиболее эффективные результаты это средство дает при рекламе объектов недвижимости и риэлтерских услуг элитного спроса, рассчитанной на потребление обеспеченными слоями населения.

Аудиовизуальная реклама:

-     рекламные кинофильмы (рекламно-технические фильмы, рекламно-престижные фильмы, рекламная экспресс-информация) - обычно это короткие рекламные фильмы, демонстрирующиеся среди широких слоев населения либо в кинотеатрах, либо на выставках и фестивалях;
слайды - как правило, этот вид рекламы распространен в среде специалистов и применяется на выставках и презентациях;

-     телевидение - представителями рекламы на телевидении являются рекламные ролики, а также телеобъявления и телезаставки.

Телевизионное средство распространения рекламы включает в себя изображение, звук, движение, цвет и поэтому оказывает на рекламную аудиторию значительно большее воздействие, чем другие носители рекламы. Телереклама становится все более интересной, информативной и вместе с тем сложной и дорогостоящей в производстве и показе, особенно если она основывается на компьютерной графике. Качество отечественной телерекламы заметно повышается от года к году. Об этом свидетельствует хотя бы то, что рекламные ролики отечественного производства занимают прочную позицию на телевидении и вытесняют собой западную продукцию, а также показательно в этом отношении участие отечественной рекламы на международных фестивалях и выставках.

Недостаток телевизионной рекламы в том, что во время ее трансляции внимание потенциального потребителя должно быть сосредоточено на экране, в ином случае рекламное обращение не будет воспринято. В любом случае телереклама дает широкий спектр возможностей. Для повышения ее эффективности установлено множество психологических правил и приемов, как-то:

-     акцент на визуальность;

-     краткость;

-     оригинальность;

-     близость к потребителю и т. д.

С другой стороны, телевизионная реклама - самый дорогостоящий способ рекламирования. Наибольшей эффективности она достигает в утреннем эфире, когда основная масса людей собирается на работу, или в вечернем эфире, когда основная масса людей находится дома и отдыхает. Вполне естественно, что состоятельным рекламодателям выгодно разместить рекламу своих услуг и объектов недвижимости именно в это время, например в перерывах между популярными фильмами и передачами (соответственно цена на размещение рекламы в “часпиковое” вечернее или утреннее время будет выше, нежели чем в дневное). С точки зрения потенциального потребителя насыщенность эфира рекламой порой очень высока. Например, в двух рекламных перерывах передачи КВН (выгодном с точки зрения размещения рекламы, так как КВН смотрит большой процент населения) было показано 16 и 18 рекламных роликов, соответственно. Наиболее частый результат такого обилия информации во время просмотра каких-либо фильмов или передач, как опять-таки показал проводимый опрос, - это раздражение и негативное отношение к рекламе.

Аудиореклама:

-     радиообъявления - рекламные объявления в магазинах и в торговых точках в целом, в метрополитене, на выставках;

-     радиорепортажи - репортажи о ярмарках недвижимости, выставках-продажах или других событиях могут содержать как прямую, так и косвенную рекламу;

-     реклама на радиостанциях.

Преимущество радио перед другими средствами массовой информации: 24-часовое вещание на многие регионы и огромное разнообразие программ. Радио слушают в жилых и производственных помещения, на кухне, прогуливаясь на открытом воздухе, в автомобилях. Поэтому рекламные объявления, размещенные в соответствующих радиопрограммах, охватывают значительный процент заданной аудитории потребителей, независимо от того, где они находятся. Радиореклама оперативна и имеет в основном доступную стоимость. Вместе с тем в процессе восприятия рекламных обращений, транслируемых по радио, не участвует зрение, через которое человек получает до 90 % информации.

Как правило, на радиостанциях существуют рекламные отделы, специально занимающиеся производством рекламы. Заказчику достаточно указать моменты, на которых должно быть акцентировано внимание. Разрабатывают рекламу (составляют текст, определяют стиль рекламы и т. д.), озвучивают ее уже непосредственно специалисты отдела рекламы радиостанции. Как правило, готовые рекламные ролики от заказчика не принимаются, а если и принимаются, то обязательно пропускаются через отдел рекламы, так как в случае некачественности рекламы, поступившей от клиента и прошедшей в эфир, может пострадать имидж (репутация) радиостанции. Заказчиком рекламы может являться как рекламное агентство, так и непосредственно фирма (заказ без посредников).

Эффективность рекламы зависит от престижа радиостанции, от количества регионов или городов, на территории которых вещает данная радиостанция, и, конечно же, от качества рекламы, а также от аудитории слушателей (социальный статус, возраст и пр.).

Реклама недвижимости в прессе может быть следующих видов:

-     газеты (городские, областные, всероссийские, специализированные);

-     журналы (отраслевого или общего назначения);

-     фирменные бюллетени;

-     справочники.

Реклама в прессе имеет широкое распространение и по объему затрат уступает лишь рекламе по телевидению. Преимущество рекламы в прессе заключено в ее высокой избирательной способности. Люди с разными интересами будут читать литературу, посвященную той сфере жизни, которая их интересует. Таким образом, благодаря газетам и журналам рекламные обращения воздействуют на определенную потребительскую группу. Специфика рекламы в прессе диктует особые подходы к ее созданию и размещению. При ее создании нужно учитывать, что реклама воспринимается чисто зрительно, а значит, надо обратить особое внимание на визуальную часть. Т.е. оформление должно привлечь внимание и заинтересовать, а смысловая нагрузка должна удержать и подтолкнуть потребителя к действию. В данном случае создатели должны учитывать цвет, размер букв, реальность изображаемого, стиль обращения, а также, например, то, что фотография лучше, чем рисунок; что одна большая иллюстрация работает лучше, чем много мелких и многое другое.

Стоимость размещения рекламы в прессе зависит от следующих факторов:

-     престижа газеты или журнала;

-     формата рекламного объявления;

-     места расположения (от полосы, обложки, рубрики, рекламного блока);

-     количества использованных цветов в рекламе (если это журнал или газеты в цвете).

Существующие расценки на подачу рекламы в наиболее крупных печатных изданиях г. Барнаул:

-     «Из рук в руки» (Приложение Б);

-     «Купи-продай» (Приложение В);

-     «Эксперт недвижимость» (Приложение Г);

-     «Недвижимость Алтай» (Приложение Д).

Реклама на месте продажи (строительство здания) может быть следующих видов:

-     щиты, полотна, доски с информацией о застройке и приобретении квартир в рассрочку;

-     вывески, указатели на место строительства, знаки и логотипы риэлтерской фирмы в месте ее дислокации;

-     выносная реклама: стенды, подвижные рекламные автокомплексы и т.п.

Очевидная ошибка многих директоров агентств недвижимости заключается в уверенности действия внефирменной рекламы и в отношении к рекламе на месте продажи услуги как к второстепенному фактору успеха. Реклама в местах продажи может заключаться в распределении печатных документов, использовании дисплей – материалов, распространении печатной рекламы и пр.[28].

.3         Деятельность ООО «Деловая недвижимость»

1.3.1 Характеристика предприятия

Компания «Деловая недвижимость» была основана в 1999 г. и на сегодняшний день является одной из крупнейших и опытнейших риэлтерских компаний Барнаула.

К сфере деятельности компании относятся все виды сделок с недвижимостью, купля, продажа, обмен жилых и нежилых помещений, земельных участков и домов, а также предоставление информационных услуг по продаже объектов коммерческой недвижимости в Барнауле и в Алтайском крае.

В целях решения задач, поставленных перед предприятием, его структурные подразделения взаимодействуют и находятся в тесной взаимосвязи между собой.

Организационная структура предприятия – это состав подразделений предприятия с отражением взаимосвязи между ними.

Организационная структура компании «Деловая недвижимость» представлена в приложении Е.

В рамках компании «Деловая недвижимость» выделено два отдела, каждый из которых занимается операциями со своим видом недвижимости, это:

-     отдел жилой недвижимости;

-     отдел нежилой недвижимости.

В рамках отдела жилой недвижимости существует строго определенный штат сотрудников, обеспечивающих эффективную работу.

Всех сотрудников отдела можно поделить на несколько групп по виду выполняемой работы, это:

-     управляющий персонал;

-     агенты;

-     вспомогательный персонал.

К управляющему персоналу относятся:

-     начальник отдела - это агент, который имеет большой опыт работы на рынке недвижимости и непосредственно в сфере работы отдела;

-     офис-менеджер отдела – сотрудник, обеспечивающий большинство информационных связей в отделе, работающий с персоналом и распределением денежных средств.

Агенты делятся на 3 вида сотрудников:

-     стажеры - новые сотрудники, проходящие обучение;

-     агенты - сотрудники, имеющие опыт работы, но за которыми не закреплено ни одного стажера;

-     эксперты это опытные сотрудники, которые имеют на попечении одного или несколько стажеров. Именно из числа этих сотрудников выбирается начальник отдела.

К вспомогательному персоналу можно отнести:

-     менеджер по рекламе – это сотрудник, отвечающий за своевременное распространение рекламы об имеющихся объектах недвижимости в СМИ;

-     менеджер по оформлению документов – сотрудник, отвечающий за подготовку всех необходимых документов по сделкам;

-     юрист отвечает за правовую поддержку агентов во время совершения и подготовки сделок.

Так как, в обязанности отдела нежилой недвижимости входит еще и предоставление информационных услуг по продаже объектов нежилой недвижимости, в штат сотрудников данного отдела водят два менеджера по работе с клиентами, в обязанности которых входит ведение базы данных объектов коммерческой недвижимости и работа с клиентами по предоставлению информационных услуг.

Агентство недвижимости «Деловая недвижимость» ведет активную рекламную политику.

Для привлечения клиентов агентство размещает модульную рекламу в крупных СМИ г. Барнаула: Из рук в руки, Купи-продай, Эксперт Недвижимость, Недвижимость Алтай.

Также агентство размещает наружную рекламу (вывеска, штендер) и прибегает к рекламным услугам информационных служб (Барнаульская Информационная Служба).

Объемы размещаемой рекламы представлены в приложении Ж.

Агентство размещает не только модульную и наружную рекламу в этих изданиях. Агентство также размещает объявления о продаже объектов недвижимости, так как в настоящее время реклама объекта в СМИ является основным способом поиска покупателей на него (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 - Количество размещаемых объявлений

1.3.2    Должностные обязанности менеджера по рекламе компании

«Деловая недвижимость»

К обязанностям менеджера по рекламе относится:

-     непрерывное ведение списка сотрудников: хранение информации о новых сотрудниках, вносить изменения в данные о существующих сотрудниках;

-     непрерывное ведение списка СМИ: отслеживание появления новых СМИ интересных для размещения рекламы об объектах недвижимости, хранение информации о новых СМИ, внесение изменений в данные о существующих СМИ;

-     непрерывное ведение списка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать: хранение информации о рекламируемых объектах недвижимости, своевременное внесение изменений;

-     формирование прайс-листа объектов недвижимости: еженедельное формирование прайс-листа с учетом происшедших изменений за предыдущую неделю (внесение новых объектов, внесение изменений в информацию о существующих объектах недвижимости, удаление из прайс-листа проданных объектов недвижимости);

-     заполнение бланков подачи рекламы по определенным шаблонам: еженедельно в соответствии с графиком подачи рекламы;

-     подача рекламы в СМИ: еженедельно в соответствии с графиком выходов печатных изданий (приложение З);

-     отслеживание выходов размещенной рекламы: периодическая проверка своевременности выходов и целостности размещенной рекламы об объектах недвижимости;

-     учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости: регистрация каждого выхода рекламы об объекте недвижимости, суммирование затрат на рекламу по каждому объекту недвижимости до момента продажи объекта и снятия его с рекламы;

-     формирование отчетов по расходам на рекламу по каждому объекту недвижимости: отчет формируется по требованию агента, занимающегося продажей объекта, и при продаже объекта недвижимости для предоставления клиенту суммы затрат на рекламу, с целью возмещения этих затрат;

-     формирование отчетов по расходам на рекламу в разрезе даты, конкретного агента, по всему агентству в целом: формируется по требованию руководителя отдела или руководителя компании.

1.3.3 Уровень автоматизации

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.

ООО «Деловая недвижимость» автоматизировано пятью компьютерами, которые объединены в локальную сеть. На каждом компьютере установлена операционная системы Microsoft Windows ХР Professional и пакет Microsoft Office (профессиональный выпуск версии 2003), антивирус Касперского.

Характеристики компьютеров:

-     процессор Intel Pentium с частотой 700 МГц и выше;

-     оперативную память не ниже 128Мбайт;

-     жесткий диск не менее 20Gb;

-   размер свободного пространства на жестком диске компьютера не менее 1Гб;

-     накопитель на гибких магнитных дисках 3.5” или устройство чтения компакт-дисков;

-  цветной SVGA монитор;

-     печатающее устройство;

-     устройство ввода - клавиатура;

-     манипулятор мышь;

-     блок бесперебойного питания.

Пакет Microsoft Office (профессиональный выпуск версии 2003) предназначен для ввода информации в компьютер.

Антивирус Касперского – программа для защиты персональных данных на компьютере от вторжения хакеров и вирусов, программ-шпионов.

В отделе жилой недвижимости с помощью компьютера автоматизирована работа офис-менеджера. На данном компьютере помимо стандартных программ установлен программный продукт «Agent».

Он решает следующие проблемы:

-     ведение баз и справочников;

-     сотрудников фирмы;

-     клиентов фирмы;

-     договоров в работе и завершенных договоров;

-     учет доходов предприятия и заработной платы сотрудников;

-     отчисления в резервный фонд сотрудников;

-     расчет валового дохода предприятия.

В отделе коммерческой недвижимости на компьютере менеджера по работе с клиентами установлен программный продукт «RealEstate», который предназначен для ведения базы данных об объектах коммерческой недвижимости.

Юристу для работы необходима определенная правовая информация, поэтому на компьютере установлена система «Консультант Плюс».

Работа менеджера по рекламе в данный момент не автоматизирована. Хранение информации о сотрудниках и объектах недвижимости ведется на бумажных носителях, учет подачи рекламы осуществляется в специальном журнале (также в бумажном виде), отчеты подготавливаются с использованием пакета Microsoft Office (профессиональный выпуск версии 2003) вручную, что занимает много времени и требует значительных трудовых затрат.

1.4      Автоматизация рекламы недвижимости

1.4.1 Обзор рынка

В ходе изучения предметной области были обследованы существующие программные продукты для автоматизации деятельности агентств недвижимости на предмет удовлетворения поставленным требованиям.

В компании «Деловая недвижимость» используется программный продукт «Agent» для автоматизации работы менеджера отдела по купле-продаже недвижимости.

Система позволяет выполнять следующие функции:

-     ведение справочников сотрудников отдела;

-     ведение справочников клиентов отдела;

-     ведение баз договоров в работе и завершенных договоров;

-     ведение учета движения денежных средств по сделкам;

-     расчет заработной платы сотрудников с сохранением истории формирования процентных ставок агентов;

-     ведение учета отпусков сотрудников и выходных отдела;

-     отслеживание правильность и целостность вводимой информации;

-     формирование отчетов следующих видов;

-     отчет со списком сотрудников;

-     отчет о заработной плате сотрудников;

-     отчет о расходовании задатков со сделки;

-     отчет о клиентах отдела с указанием сделок совершенных с этим клиентом;

-     отчет с подробной информацией о формировании зарплаты по каждому из сотрудников.

Данный программный продукт обеспечивает хранение большого объема информации об объекте недвижимости, о сотрудниках компании, позволяет производить расчет заработной платы, что является его большим плюсом, но в нем совершенно не реализован учет рекламы, в том виде, в каком он необходим.

Продукт фирмы «ЭЛКО Технология» обеспечивает полный спектр возможностей по учету и управлению недвижимостью:

-     всестороннее описание объектов недвижимости, в том числе фото и видеосъемку;

-     правовые и контрактные документы, связанные с недвижимостью;

-     финансово-экономический учет недвижимости (стоимость, доходы и расходы, страхование, налогообложение и т.д.);

-     маркетинг недвижимости;

-     эксплуатация недвижимости и учет связанных с ней событий;

-     управление ремонтом, реконструкцией, строительством;

-     учет арендаторов, владельцев и прочих контрагентов;

-     формирование отчетов и различных справок для внутреннего анализа и внешних организаций.

Система позволяет проводить финансово-экономический учет и анализ управления недвижимостью:

-     анализ баланса доходов и расходов по объектам недвижимости;

-     учет расходов по аренде, стоимости средств связи, абонентной платы за коммунальные услуги, страхования, налогообложение;

-     учет балансовой, общей восстановительной и действительной стоимости объекта недвижимости с хронологией переоценок;

-     анализ использования площадей по заселенности и доходности;

-     учет дебиторской задолженности;

-     учет эксплуатации по общему и развернутому плану.

Данный программный продукт хорошо подошел бы для автоматизации работы агентства, но в нашем случае не стоит задача автоматизировать работу агентства, так как она уже автоматизирована с помощью программного продукта «Agent», а стоит задача автоматизировать подготовку рекламы и учет расходов на нее, поэтому данный программный продукт не подходит в качестве решения.

1.4.2 Обоснование выбора

В ходе исследования предложений по поставленной задаче было изучено более 10 продуктов различных фирм, ни один продукт не подошел к предъявленным требованиям, поэтому было принято решение разрабатывать собственный продукт.

Основываясь на постановке задачи можно выделить следующие особенности разрабатываемого приложения:

-     так как это АРМ менеджера по рекламе, а в компании предусмотрен только один сотрудник этого типа, то приложение должно быть однопользовательским;

-     так как предполагается хранение и обработка больших объемов данных, то это приложение должно работать с базами данных;

-     так как нужен простой и удобный интерфейс, то это должно быть графическое приложение с использование стандартных элементов Windows.

Исходя из этого, для разработки приложения наиболее эффективно можно использовать среду программирования Delphi 6, в которой построение таких приложений максимально упрощено и которая, на мой взгляд, является наиболее удобным средством разработки визуальных приложений для работы с базами данных.

Delphi позволяет создавать небольшие программы, не требующие значительных ресурсов в виде большого объема ОЗУ или высокой скорости процессора. Такие программы могут работать и на недорогих компьютерах малой мощности.

По классификации приложений баз данных в соответствии с уровнями обработки данных разрабатываемое приложение является однопользовательской программой, работающей с локальной СУБД. Вся обработка данных ведется самой программой, а СУБД лишь обеспечивает доступ к таблицам.

Механизм доступа к данным является важнейшей частью любого приложения баз данных. Взаимодействие приложения, созданного в среде разработки Delphi 6 и базы данных, обеспечивается процессором баз данных Borland Database Engine 5. Все важнейшие функции BDE используются в работе компонентов доступа к данным Delphi. Под компонентами доступа к данным понимаются компоненты со страницы Data Access Палитры компонентов, которые обеспечивают функционирование в приложении наборов данных. К этой группе относятся компоненты Ttable, Tquery, TstoredProc.

Вместе с BDE поставляются стандартные драйверы, обеспечивающие доступ к СУБД Paradox, dBase, FoxPro и текстовым файлам.

Данная СУБД наравне с InterBase является стандартом при создании приложений баз данных в среде Delphi 6 и не требует дополнительного администрирования.

Развитие и совершенствование технологий программирования обеспечивает все более эффективное функционирование приложений и их взаимодействие с данными. Среда разработки Delphi 6 позволяет в полной мере реализовать возможности новых технологий.

2. Проектирование ИС «РЕКЛАМА»

2.1       Моделирование деятельности ООО «Деловая недвижимость»

Модель деятельности отдела жилой недвижимости компании разработана с помощью программы BPwin 4.0, используя методологию IDEF0.

Процесс подготовки и подачи рекламы в агентстве недвижимости «Деловая недвижимость» выполняет менеджер по рекламе в соответствии с требованиями агентов занимающихся продаже недвижимости. Отчет по рекламе предоставляется клиенту в качестве основания для возврата потраченных агентством денежных средств, и руководителю отдела жилой недвижимости или руководителю компании по требованию.

Процесс подготовки и подачи рекламы осуществляется непрерывно до момента продажи объекта недвижимости.

В течение этого времени ведется непрерывный учет расходов на рекламу, проверяется правильность рекламных объявлений. Учет ведется по каждому объекту недвижимости.

Описание взаимосвязей между подразделениями компании ООО «Деловая недвижимость» приведено в приложении И.

2.1.1 Бизнес-процесс «Деятельность отдела жилой недвижимости»

для ООО «СИА «Деловая недвижимость»

В целом технологию работы отдела жилой недвижимости можно описать следующим образом:

Агент, работая в отделе, находит клиентов через собственные каналы или во время дежурств. В дальнейшем он заключает договор с клиентом на покупку или продажу недвижимости, консультируясь с юристом отдела по правовым вопросам. После заключения договора агент передает информацию о заключенном договоре офис-менеджеру, который заносит договор в банк данных, и менеджеру по рекламе, который выставляет рекламу в СМИ и ведет учет расходов на рекламу по этому договору.

В дальнейшем агент ведет поиск покупателей или продавцов, и в случае если находится подходящий человек, готовый купить или продать данную недвижимость, то с ним заключается предварительный договор с участием юриста, берется задаток в качестве гарантии намерений, и начинается подготовка к сделке. Задаток передается на хранение офис-менеджеру, и недвижимость снимается с рекламы. В ходе подготовки к сделке агент может изымать деньги из суммы задатка. Менеджер по оформлению документов подготавливает все необходимые документы, также используя средства из задатка.

В случае расторжения предварительного договора сумма задатка, за вычетом расходов по подготовке сделки, переходит к продавцу или покупателю недвижимости.

После оформления сделки вся сумма сделки передается офис-менеджеру отдела. Офис-менеджер получает отчет от менеджера по рекламе о расходах на рекламу по данной сделке и подсчитывает сумму, израсходованную из задатка. Далее из суммы сделки изымается сумма комиссионных и остаток передается продавцу недвижимости.

В дальнейшем офис-менеджер рассчитывает доходы сотрудников, участвовавших в сделке.

В конце месяца офис-менеджер рассчитывает заработную плату всех сотрудников, которая вычисляется как сумма доходов по сделкам за месяц, и подготавливает отчеты начальнику отдела.

В процессе осуществления сделки купли-продажи реклама объекта играет немаловажную роль. Менеджер по рекламе рекламирует продаваемый объект в несколько крупных СМИ: газета «Из рук в руки», газета «Купи-Продай», журнал «Эксперт Недвижимость», журнал «Недвижимость Алтай».

Каждое из перечисленных печатных изданий имеет свои шаблоны подачи рекламы.

На рисунке 2.1 приведена контекстная диаграмма, раскрывающая бизнес-процесс «Деятельность отдела жилой недвижимости».

В состав бизнес-процесса «Деятельность отдела жилой недвижимости» входят подпроцессы: «Покупка-продажа объектов недвижимости», «Оформление ипотеки», «Приватизация», «Независимая оценка», «Консультации юриста» (рисунок 2.2).

Рисунок 2.1 - Бизнес-процесс «Деятельность отдела жилой недвижимости»

Рисунок 2.2 - Декомпозиция бизнес-процесса «Деятельность отдела жилой недвижимости»

2.1.2 Бизнес-процесс «Покупка-продажа объектов недвижимости»

Чтобы осуществить сделку купли-продажи необходимо в первую очередь привлечь клиента, заинтересовать его, для того чтобы он воспользовался услугами агентства.

Когда клиент готов заключить с агентством договор купли-продажи объекта недвижимости, клиент встречается со специалистом по недвижимости для заключения договора.

После того, как договор заключен, специалист по недвижимости начинает подбор вариантов удовлетворяющих требованиям клиента. Когда такой объект найден, агентство занимается оформлением документов.

Таким образом, процесс купли-продажи объекта недвижимости включает в себя четыре основные стадии: привлечение клиента, заключение договора, подготовка к сделке, оформление сделки (рисунок 2.3).

Рисунок 2.3 - Декомпозиция бизнес-процесса «Покупка-продажа объектов недвижимости»

2.1.3 Бизнес-процесс «Привлечение клиента»

Процесс «Привлечение клиента» включает в себя: предложение услуг, проведение консультации, предложение имеющихся вариантов.

При обращении клиента в агентство (звонок, посещение) специалист по недвижимости консультирует клиента по интересующим его вопросам, предлагает перечень услуг, которые оказывает агентство, и если клиента интересует покупка объекта недвижимости, то специалист предлагает объекты из прайс-листа агентства.

Декомпозиция бизнес-процесса «Привлечение клиента» представлена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 - Декомпозиция бизнес-процесса «Привлечение клиента»

2.1.4 Бизнес-процесс «Заключение договора»

Процесс «Заключение договора» подразумевает проверку юристом агентства правоустанавливающих документов клиента на недвижимость, клиента ознакамливают с договором, после чего договор подписывается сторонами.

После подписания договора клиент дает специалисту по недвижимость доверенность на сбор информации и получение выписок и т.д. Клиент также передает агентству денежные средства на расходы связанные с осуществлением договора.

Декомпозиция бизнес-процесса «Заключение договора» представлена на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 - Декомпозиция бизнес-процесса «Заключение договора»

2.1.5 Бизнес-процесс «Подготовка к сделке»

Процесс «Подготовка к сделке» включает в себя такие основные процессы как: поиск или подбор вариантов, предварительные переговоры, показ объекта недвижимости.

После заключения договора специалист по недвижимости начинает поиск объекта недвижимости, который хотел бы приобрести клиент, либо поиск покупателей на объект недвижимости принадлежавший клиенту.

Для этого агент использует собственные каналы, ищет клиентов во время дежурств, либо использует СМИ для поиска или подбора, что является наиболее продуктивным.

После того, как найдены требуемые варианты с использованием СМИ, агент начинает предварительные переговоры с продавцами интересующей недвижимости, чтобы выяснить наличие правоустанавливающих документов, возможные подвижки по цене, выясняет подходящий вариант продажи для продавца.

Предварительные переговоры отсеивают некоторые варианты. Агент организует просмотр выбранных вариантов. В случае если находится подходящий человек, готовый купить или продать данную недвижимость, то с ним заключается предварительный договор с участием юриста, берется задаток в качестве гарантии намерений, и начинается подготовка к сделке.

Декомпозиция бизнес-процесса «Подготовка к сделке» представлена на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 - Декомпозиция бизнес-процесса «Подготовка к сделке»

Бизнес-процесс «Поиск или подбор вариантов» включает в себя два независимых процесса: поиск покупателей, если клиент желает продать недвижимость, либо подбор вариантов, если клиент желает приобрести недвижимость в собственность.

Декомпозиция бизнес-процесса «Поиск или подбор вариантов» представлена на рисунке 2.7.

Бизнес-процесс «Подбор вариантов» включает в себя анализ прайс-листов других агентств, рекламу о поиске в СМИ, поиск через личные источники.

Рисунок 2.7 - Декомпозиция бизнес-процесса «Поиск или подбор вариантов»

При заключении договора на покупку объекта недвижимости специалист по недвижимости начинает анализировать прайс-листы других агентств, чтобы найти требуемый вариант.

Если после анализа прайс-листов других агентств не найден требуемый вариант специалист по недвижимости дает рекламу в СМИ о поиске или начинает поиск по личным источникам.

Декомпозиция бизнес-процесса «Подбор вариантов» представлена на рисунке 2.8.

Бизнес-процесс «Поиск покупателей» включает в себя: сбор информации об объекте, выбор СМИ, рекламирование объекта, учет расходов на рекламу.

Декомпозиция бизнес-процесса «Поиск покупателей» представлена на рисунке 2.9.

После заключения договора агент передает информацию о заключенном договоре офис-менеджеру, который заносит договор в банк данных, и менеджеру по рекламе, который выставляет рекламу в СМИ и ведет учет расходов на рекламу по этому договору.

Рисунок 2.8 - Декомпозиция бизнес-процесса «Подбор вариантов»

Рисунок 2.9 - Декомпозиция бизнес-процесса «Поиск покупателей»

Подпроцесс «Сбор информации об объекте» включает в себя: определение характеристик объекта, регистрацию объекта, ведение списка объектов, формирование прайс-листа (рисунок 2.10).

Специалист по недвижимости осуществляет сбор информации об объекте из правоустанавливающих документов. Эта информация необходима для подготовки объявления менеджером по рекламе. Также при сборе информации учитываются пожелания клиента (цена объекта).

Собранная информация заполняется в анкету объекта для учета офис-менеджером и менеджером по рекламе для ведения списка объектов недвижимости. По данному списку объектов менеджер по рекламе формирует прайс-лист объектов недвижимости, продаваемых агентством.

В зависимости от того, какой объект продается, какова срочность продажи и целевой аудитории, на которую рассчитана реклама, агент выбирает СМИ для размещения рекламы об объекте и заносит в журнал выходов рекламы (рисунок 2.11).

Менеджер по рекламе на основе данных об объекте недвижимости, которые предоставляет агент, и информации из журнала выходов рекламы, а также с учетом правил подачи рекламы в различные СМИ, подготавливает рекламу объекта и размещает данную рекламу в СМИ (рисунок 2.12).

Менеджер по рекламе ведет учет расходов на рекламу и отслеживает выходы рекламы в СМИ.

При заключении сделки купли-продажи менеджер формирует отчет о выходах и расходах на рекламу, что является основанием для возврата потраченных агентством денежных средств (рисунок 2.13).

Рисунок 2.10 - Декомпозиция бизнес-процесса «Сбор информации об объекте»

Рисунок 2.11 - Декомпозиция бизнес-процесса «Выбор СМИ»

Рисунок 2.12 - Декомпозиция бизнес-процесса «Рекламирование объекта»

Рисунок 2.13 - Декомпозиция бизнес-процесса «Учет расходов на рекламу»

Все операции по подготовке и учету рекламы не автоматизированы. Менеджер по рекламе подготавливает объекты недвижимости для рекламы вручную используя MS Word, что требует значительных трудовых затрат и времени, так как каждое печатное издание имеет свои шаблоны для подачи рекламы. Так же большие затраты времени необходимы для проверки изменений вносимых агентами.

Учет расходов на рекламу также не автоматизирован. Менеджер по рекламе ведет журнал расходов на рекламу в бумажном виде, записывает суммы произведенных расходов в общем по отделу. В связи с этим менеджер не может предоставить детализированный отчет по каждому объекту недвижимости или по конкретному агенту. Из-за больших объемов обрабатываемой информации менеджер не в состоянии оперативно подготовить отчет для руководства, что также приводит к определенным неудобствам.

В свете представленных фактов и с учетом больших объемов продаваемых объектов автоматизация работы менеджера по рекламе отдела играет немаловажную роль в автоматизации работы всего отдела и агентства в целом.

2.2       Техническое задание на разработку ИС «Реклама» для

компании «Деловая недвижимость»

2.2.7   Общие сведения

Полное наименование разрабатываемой системы: «Автоматизированное рабочее место менеджера по рекламе агентства недвижимости».

Краткое название: ИС «Реклама».

АРМ разрабатывается студенткой 6 курса вечернего факультета специальности «Прикладная информатика в экономике» Алтайского Государственного Технического Университета им. И.И. Ползунова Ткаченко Н.И. по заказу отдела жилой недвижимости агентства недвижимости ООО «СИА «Деловая недвижимость».

Система создается на основании задания на дипломное проектирование.

Источником финансирования работы является предприятие заказчик. Оплата будет произведена по окончанию работы.

Перечень документов, на основании которых создается система: договор на прохождение преддипломной практики, ГОСТ 34.602-89.

2.2.7    Назначение и цели создания системы

Автоматизированная система «Реклама» предназначена для автоматизации работы менеджера по рекламе агентства недвижимости.

Целью создания системы является повышение эффективности работы отдела жилой недвижимости.

Задачи:

-     централизованное хранение информации об объектах недвижимости;

-     автоматизация подготовки объявлений по объектам недвижимости;

-     автоматизация формирования прайс-листа;

-     автоматизация учета расходов на рекламу;

-     анализ расхода на рекламу за периоды;

-     быстрый поиск необходимой информации;

-     сокращение времени на подготовку рекламы и формирование прайс-листа.

2.2.7    Характеристика объекта автоматизации

Компания ООО «СИА «Деловая недвижимость» была основана в 1999г.

К сфере деятельности компании относятся все виды сделок с недвижимостью, купля, продажа, обмен жилых и нежилых помещений, земельных участков и домов, а также предоставление информационных услуг по продаже объектов коммерческой недвижимости в Барнауле и в Алтайском крае.

Объектом автоматизации является рабочее место менеджера по рекламе отдела жилой недвижимости агентства недвижимости ООО «Деловая недвижимость».

К обязанностям менеджера по рекламе относится:

-     ведение списков сотрудников;

-     ведение списка СМИ;

-     ведение списка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

-     подготовка прайс-листа объектов недвижимости;

-     заполнение бланков подачи рекламы по определенным шаблонам;

-     подача рекламы в СМИ;

-     отслеживание выходов размещенной рекламы;

-     учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

-     формирование отчетов по рекламе по каждому объекту недвижимости;

-     формирование отчета по рекламе по всему агентству недвижимости в разрезе агентов.

При разработке системы необходимо учитывать особенности объекта автоматизации: документооборот; наличие установленного ПО; условия работы.

2.2.7    Требования к системе

ИС «Реклама» должна быть реализована на программно-технических средствах, совместимых с общей концепцией АСУ предприятия.

ИС «Реклама» должна выполнять следующие функции:

-     автоматизировать ведение списков сотрудников, СМИ, объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

-     автоматизировать формирование прайс-листа объектов недвижимости;

-     автоматизировать учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

-     формировать различные отчеты по расходованию средств на рекламу в различных разрезах.

Пользоваться системой будет менеджер по рекламе агентства недвижимости.

Менеджер должен иметь базовый знания работы на компьютере.

Подготовка менеджера включает обучение работе с системой (это должен проводить разработчик системы в рабочее время с использованием «руководства пользователя системы «Реклама»).

Доступ к информации должен определяться правами пользователей системы. Должна быть разработана система допуска, позволяющая ограничить права пользователей. У каждого пользователя должен быть пароль на вход в систему.

Система должна предусматривать возможность архивирования информации, в целях сохранности в результате непредвиденных событий и возможность восстановления данных в случае потери питания.

Информационная система «Реклама» должна выполнять следующие функции:

-     ведение списков сотрудников;

-     ведение списка СМИ;

-     ведение списка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

-     автоматическое формирование прайс-листа объектов недвижимости;

-     автоматическая выгрузка рекламного объявления по определенным шаблонам;

-     учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

-     автоматическое формирование отчетов по рекламе по каждому объекту недвижимости;

-     автоматическое формирование отчета по рекламе по всему агентству недвижимости в разрезе агентов;

-     обеспечивать возможность редактирования отчета после формирования;

-     должна осуществлять экспорт отчетов в программы Word и Excel;

-     иметь внешний модуль для печати подготовленных отчетов на другом компьютере;

-     иметь возможность быстрого изменения формы отчета без изменения исходного текста программы;

-     обеспечивать быстрый поиск по справочникам;

-     обеспечивать разграничение доступа пользователей к системе;

-     создавать архивные копии справочников и документов;

-     должна иметь простой интуитивно понятный интерфейс и не должна требовать длительного обучения работе с ней.

Для выполнения данной работы необходимы программные средства визуальной разработки - Delphi 6 при поддержке операционной системы Windows XP.

Система рассчитана на работу под управлением ОС Windows'9x, 2000 и XP.

Для работы программы, необходимо чтобы на компьютере была установлена СУБД Borland Database Engine 5, которая поставляется вместе с пакетом Delphi 6, а также вместе с дистрибутивом данной программы.

Аппаратные средства - персональный компьютер на базе процессора AMD со 256Мб ОЗУ.

Для установки программы требуется около 5 Мб дискового пространства.

Компьютер должен иметь:

-     процессор Intel 80486DX и выше;

-     оперативную память не ниже 128Мбайт;

-     жесткий диск не менее 20Gb;

-   размер свободного пространства на жестком диске компьютера не менее 1Гб;

-     накопитель на гибких магнитных дисках 3.5” или устройство чтения компакт-дисков;

-     цветной SVGA монитор;

-     печатающее устройство;

-     устройство ввода клавиатура;

-     манипулятор мышь.

Процесс подготовки и подачи рекламы должен осуществляться согласно должностным инструкциям.

Учет рекламы должен быть централизованным.

2.2.5 Состав и содержание работ по созданию системы

На первом этапе создания системы осуществляется обследование объекта и обоснование необходимости создания системы, а также происходит планирование и анализ требований к системе.

На втором этапе происходит разработка и утверждения технического задания на создание системы.

Третий этап включает разработку технического проекта системы и документации на систему.

Четвертый этап: разработка технической документации на систему.

Далее происходит внедрение системы: комплексная отладка системы, обучение персонала, поэтапное внедрение, оформление акты приема-передачи.

Завершающим этапом является эксплуатация системы.

2.2.6 Порядок контроля и приемки системы

Процесс тестирования проводится в 3 этапа:

-     проверка в нормальных условиях;

-     проверка в экстремальных условиях;

-     проверка в исключительных ситуациях.

При проверке в нормальных условиях программе передаются характерные данные, модулирующую обычную работу оператора.

Проверка в экстремальных условиях подразумевает ввод граничных значений для данных, ввод большого количества записей или наоборот сведение количества записей к нулю.

Проверка в исключительных ситуациях подразумевает ввод заведомо неверных данных, или данных расположенных на границах допустимой области, данных, содержащих пробелы, цифры и буквы в разнообразных недопустимых сочетаниях.

После проведения опытного тестирования происходит согласование всех возникших вопросов.

2.2.7 Требования к составу и содержанию работ по подготовке

объекта автоматизации к вводу в действие

Прежде чем ввести систему в действие необходимо провести ряд мероприятий, таких как:

-     приобрести компьютер и подключить его к сети организации;

-     установить необходимое программное обеспечение;

-     обучить персонал работе с системой (это должен проводить разработчик системы в рабочее время с использованием «руководства пользователя ИС «Реклама»);

-     настроить ИС «Реклама»:

-     заполнить справочники,

-     ввести начальные данные;

-     выполнить пробный запуск системы;

-     сдать в эксплуатацию.

2.2.8 Требования к документированию

По завершении работы разработчик системы должен предоставить руководство пользователя.

2.3       Технический проект на разработку ИС «Реклама» для

компании «Деловая недвижимость»

2.3.1 Общие положения

Полное наименование разрабатываемой системы: «Автоматизированное рабочее место менеджера по рекламе агентства недвижимости».

Краткое название: ИС «Реклама».

АРМ разрабатывается студенткой 6 курса вечернего факультета специальности «Прикладная информатика в экономике» Алтайского Государственного Технического Университета им. И.И. Ползунова Ткаченко Н.И. по заказу отдела жилой недвижимости агентства недвижимости ООО «СИА «Деловая недвижимость».

Система создается на основании задания на дипломное проектирование (Приложение А).

Программа должна быть ориентирована на предприятие ООО «СИА «Деловая недвижимость», должна учитывать все особенности подачи рекламы.

Целью создания системы является повышение эффективности работы отдела жилой недвижимости.

Использование системы должно решать следующие задачи:

-     централизованное хранение информации об объектах недвижимости;

-     автоматизация подготовки объявлений по объектам недвижимости;

-     автоматизация формирования прайс-листа;

-     автоматизация учета расходов на рекламу;

-     анализ расхода на рекламу за периоды;

-     быстрый поиск необходимой информации;

-     сокращение времени на подготовку рекламы и формирование прайс-листа.

Источником финансирования работы является предприятие заказчик. Оплата будет произведена по окончанию работы.

Система должна соответствовать нормам и правилам техники безопасности, пожарной и взрывной безопасности.

При проектировании системы должны использоваться нормативно-технические документы ГОСТы:

-     ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы;

-     РД 50-34.698-90 Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы требования к содержанию документов;

-     ГОСТ 34.601-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания;

-     ГОСТ 34.603—92. Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем.

При разработке системы должны учитываться особенности подачи рекламы в различные СМИ (график подачи, определенная система сокращений и т.д.).

2.3.2 Описание процесса деятельности

Главным при работе с системой является учет расходов на рекламу. ИС «Реклама» должна обеспечивать учет выходов рекламы и расходы на рекламу.

Так как, система должна функционировать в двух режимах администратор и пользователь приведем описание процесса деятельности для каждой категории пользователей.

На первом этапе работы с системой пользователь должен войти в систему под своим паролем и заполнить бланк анкеты по объекту недвижимости, который необходимо рекламировать.

Анкета должна содержать следующую информацию об объекте: тип объекта, адрес объекта, удобства (количество комнат, площадь, этаж/этажей, тип стен, планировка, состояние и т.д.), цену, вид владения. Должна быть реализована возможность ввода информация не только о квартирах, но и об объектах коммерческой недвижимости, домах, участках, долевках.

При заполнении анкеты объекта используется информация из справочников: Улицы, Типы квартир, Планировки, Типы стен, Состояния, Виды сделок, Виды владения, Типы домов, Типы объектов.

После того, как внесена информация об объекте недвижимости, необходимо ввести информацию о договоре на оказание услуг, который относится к данному объекту недвижимости. Внесение информации о договоре должно быть необходимым условием добавления объекта недвижимости в рекламу.

Когда будет внесен объект недвижимости и договор, пользователь отправляет объект недвижимости в рекламу. При добавлении в рекламу пользователь должен выбрать перечень газет, в которые необходимо подать рекламу, телефоны для рекламы, район для газеты, и указать, как часто должны выходить реклама.

После того, как объект добавлен в рекламу, у пользователя должна быть реализована возможность просмотра текста объявления подготовленного по шаблону для каждой газеты.

На первом этапе работы с системой администратор должен внести сотрудников агентства в список. Информация о сотруднике должна содержать данные: ФИО, дата рождения, паспортные данные, прописка, контактные телефоны.

Для каждого сотрудника администратор должен определить права доступа в систему и пароль.

Администратор должен иметь возможность просмотра объектов недвижимости каждого агента из своей рабочей области.

Изначально администратором должны быть заполнены все справочники, необходимые для работы с системой (Улицы, Типы квартир, Планировки, Типы стен, Состояния, Виды сделок, Виды владения, Типы домов, Типы объектов).

Администратор также должен вести список СМИ, в которые можно подавать рекламу, настраивать шаблоны для выгрузки объявлений в нужном для редакции формате. Должна быть реализована возможность настройки шаблонов прямо из программы.

На основе информации об объекте администратор должен формировать прайс-лист объектов недвижимости.

На основе данных внесенных сотрудниками об объектах недвижимости и графиках подачи рекламы администратор должен своевременно производить выгрузку рекламы по шаблонам и отправлять тексты объявление в редакции газет.

Должна быть реализована возможность выгрузки данных в стандартные офисные приложения Word, Excel для возможности редактирования и печати данных, либо их сохранения в файл.

При выгрузке должна задаваться информация о дате выхода газеты, о рубрике и о стоимости строки объявления. На основе этих данных должна формироваться отчетность о расходах на рекламу.

Отчеты о расходах на рекламу должны содержать информацию о сотруднике, объекте недвижимости, дате выхода газеты. Должна быть реализована возможность формирования отчетов в разрезе сотрудников, даты, объекта недвижимости, а также формирование отчетов за период.

Для удобства работы сформированные отчеты должны выгружаться в Word и Excel, для редактирования, печати и сохранения, если это необходимо.

Также у администратора должна быть реализована возможность создания архивных копий базы данных и восстановления данных в случае сбоя.

2.3.3 Основные технические решения

Структура информационной системы «Реклама» будет включать в себя справочную информацию, учет рекламы, отчетность.

Справочники предназначены для ввода информации в систему и используются в модуле «Учет рекламы». Из них в базу данных передаются параметра СМИ.

В модуль «Учет рекламы» из базы данных передаются параметры объектов недвижимости и из модуля в базу данных – информация о вышедшей рекламе.

Из базы данных в модуль «Отчетность» передаются параметры объекта, сотрудника и рекламы.

Структура базы данных ИС «Реклама» приведена на рисунке 2.15.

Рисунок 2.15 – Структура базы данных ИС «Реклама»

При проектировании системы автоматизации должны приниматься во внимание следующие требования:

-     система должна нормально функционировать на стандартных персональных компьютерах, подсоединенных к локальной офисной вычислительной сети;

-     система не должна иметь привязки к аппаратной части для возможности переноса ее на новую платформу из-за неизбежного морального старения компьютерной техники;

-     архитектура системы должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать вероятность нарушения штатного режима работы системы (выход системы из строя, разрушение информационной базы данных, потери или искажение информации) при случайных или сознательных некорректных действиях пользователей;

-     система должна обеспечивать защиту информационной базы данных от несанкционированного доступа;

-     основная программная оболочка должна иметь интуитивно ясный дружественный интерфейс и не должна требовать от пользователей специальной подготовки, не связанной с их профессиональными обязанностями;

-     система должна функционировать под управлением операционных систем Windows 95 и Windows NT.

АИС «Реклама» должна взаимодействовать с АИС «Agent», которая предназначена для учета договоров и объектов недвижимости, а также расчета заработной платы сотрудников.

Каждый объект недвижимости, который отправляется в рекламу, должен быть привязан к договору, чтобы обеспечить целевую подачу рекламы и исключить расходование денежных средств на рекламу объекта неподкрепленного договором.

Таким образом, при вводе в АИС «Реклама» номера договора и даты его заключения из АИС «Agent» должна передаваться информация об объекте, которая вносится менеджером отдела при регистрации договора. Это исключит дублирование данных об объекте и обеспечит рекламирование только тех объектов недвижимости, по которым заключен договор.

АИС «Реклама» должна функционировать в двух режимах: администратор и пользователи.

В режиме функционирования «Администратор» должны быть доступны следующие функции:

-     ведение списков сотрудников;

-     ведение списка СМИ;

-     ведение справочников, необходимых для работы;

-     формирование прайс-листа объектов недвижимости;

-     выгрузка рекламного объявления по шаблонам;

-     учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

-     формирование отчетов по рекламе по каждому объекту недвижимости;

-     разграничение доступа пользователей к системе;

-     создание архивных копий справочников и документов.

В режиме функционирования «Пользователь» должны быть доступны следующие функции:

-     ведение списка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

-     добавление объекта недвижимости в рекламу;

-     просмотр прайс-листа;

-     просмотр отчетов о расходах на рекламу;

-     занесение проданных объектов недвижимости в архив.

На начальных стадиях работы системы ей будет пользоваться менеджер по рекламе и специалисты по недвижимости, в составе 20 человек.

В дальнейшем по мере роста компании численность персонала может увеличиться.

Специалист по недвижимости должен вести список объектов недвижимости, продажей которых он занимается и которые необходимо рекламировать, определять список СМИ, в которых необходимо рекламировать объект, своевременно вносить изменения в график подачи рекламы и в описание объектов.

Менеджер по рекламе должен осуществлять ведение списков сотрудников, ведение необходимых справочников. На основе описания объекта недвижимости и графика подачи рекламы, которые формирует специалист по недвижимости, менеджер подготавливать прайс-листа объектов недвижимости, заполнять бланки подачи рекламы по определенным шаблонам, подавать рекламу в СМИ, отслеживать выходы размещенной рекламы, учитывать расходы на рекламу по каждому объекту недвижимости, формировать отчеты по рекламе.

Специалист по недвижимости должен работать в режиме функционирования «Пользователь».

Менеджер по рекламе должен являться администратором системы.

Для работы с системой специалист по недвижимости должен знать характеристики, которыми может обладать объект. Иметь базовые знания для работы на компьютере.

Менеджер по рекламе должен знать принципы подачи рекламы в агентстве недвижимости, знать рынок СМИ. Уметь обращаться с компьютером как опытный пользователь.

Технический проект должен соответствовать характеристикам, описанным в техническом задании (см. п. 2.2).

АИС «Реклама» должна выполнять следующие основные функции:

-     автоматизировать ведение списков сотрудников, СМИ, объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

-     автоматизировать формирование прайс-листа объектов недвижимости;

-     автоматизировать учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

-     формировать различные отчеты по расходованию средств на рекламу в различных разрезах.

2.3.4 Схема функциональной структуры

Информационная система «Реклама» должна состоять из следующих функциональных блоков: сбор данных, хранение, обработка и вывод данных.

Сбор данных представляет собой заполнение справочников, в которых храниться постоянная информация. Справочники используются при вводе информации об объектах недвижимости, при подготовке объектов в рекламу, при формировании отчетов и т.д.

Также сбор данных подразумевает ввод информации об объектах недвижимости и о сотрудниках компании. Данная информация используется при формировании отчетов и подготовки рекламы.

Хранение данных обеспечивает постоянное накопление введенной информации: информации об объектах, о сотрудниках, информации в справочниках, а также хранение отчетов за различные периоды.

Обработка данных включает в себя подготовку рекламы по определенным шаблонам, а также расчет расходов на рекламу по всем объектам недвижимости.

Вывод данных подразумевает формирование отчетов о расходах на рекламу в разрезе агентов, объектов недвижимости, за определенный период, а также формирование прайс-листа объектов недвижимости.

На рисунке 2.16 представлена схема функциональной структуры процесса подготовки и учета рекламы.

Типовым решением для реализации функций печати, проверки правописания, редактирование должны быть стандартные офисные приложения Word, Excel.

Рисунок 2.16 - Схема функциональной структуры

2.3.5 Описание постановки задачи (комплекса задач)

АИС «Реклама» должна выполнять следующие задачи:

-     ведение списков сотрудников;

-     ведение списков объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

-     ведение списков СМИ;

-     формирование прайс-листа объектов недвижимости;

-     учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

-     формирование отчетов о расходовании средств на рекламу в различных разрезах.

Ведение списка сотрудников должно быть реализовано с целью детализации учета расходов на рекламу, а также для реализации разграничения прав доступа к системе.

При принятии на работу сотрудника его паспортные данные и данные из личной анкеты вносятся в базу данных.

Входной информацией для данной задачи является паспортные данные сотрудника, анкета сотрудника, которую он заполняет при поступлении на работу.

На выходе мы имеем информацию о сотруднике, которая используется при регистрации объекта недвижимости, а также при добавлении объекта в рекламу.

Информация об объектах недвижимости также должна храниться в базе данных. Эта информация используется при формировании объявления по шаблону для конкретной газеты, а также для учета расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости.

Входной информацией для данной задачи является договор, который содержит описание характеристик объекта недвижимости.

На выходе имеем заполненную анкету объекта.

После того, как в базу данных будет внесен объект недвижимости, агент должен из списка СМИ выбирать газету, в которую хочет подать рекламу.

Список СМИ должен содержать газеты, в которых может быть размещена реклама. Данный список должен быть всегда в актуальном состоянии и отображать реальный рынок СМИ.

На вход данной задачи поступает информация о СМИ в устной форме, либо в виде прайс-листа на размещения. Информация о СМИ должна содержать название газеты, адрес редакции, телефоны для связи, а также шаблоны для подачи объектов недвижимости в рекламу.

На выходе мы имеем список СМИ с шаблонами для каждой категории объектов недвижимости. Данная информация используется при подготовке объявлений, а также для подготовки отчетов о расходах на рекламу.

Прайс-лист объектов недвижимости формируется для наглядного представления всего перечня объектов недвижимости, продажей которых занимается агентство.

Прайс-лист формируется на основе анкет объектов недвижимости и списка агентов, что является входной информацией для данной задачи.

На выходе мы имеем сводный отчет об объектах недвижимости с привязкой к агенту, который занимается продажей этого объекта.

Учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости подразумевает ведение журнала выходов рекламы с указанием стоимости одного объявления.

Учет ведется с целью контроля расходования денежных средств на рекламу, а также для предоставления отчетов о расходах клиентам при завершении сделки.

Входной информацией здесь будет факт выгрузки объявления в рекламу, стоимость одного выхода объявления и список сотрудников.

На выходе мы имеем журнал отправок в рекламу с указанием газеты, даты отправки, стоимости строки, которая для каждой газеты и для каждой категории объектов недвижимости своя.

Отчеты о расходах на рекламу по отделу или по всей компании формируются по требованию руководства для принятия оперативных управленческих решений.

Отчеты о расходах на рекламу по конкретному объекту недвижимости формируются по требованию агента для предоставления данного отчета клиенту, в качестве доказательства о проделанной работе и израсходованных средствах.

Для формирования отчетов на входе необходимо иметь журнал отправок в рекламу, список сотрудников, список объектов, список СМИ.

На выходе мы будем иметь отчеты о расходах на рекламу в разрезе дат, агентов, объектов, отделов и т.д. в электронной или печатной форме.

На основе данных журнала отправок в рекламу, списка объектов недвижимости, списка агентов и списка СМИ могут быть рассчитаны расходы на рекламу по объекту недвижимости (Rob) по следующей формуле (1):

где åi – суммирование по объекту;

Cgkd- стоимость строки g-ой газеты по категории k за дату d, руб.

Расчет расходов на рекламу по объекту недвижимости в разрезе дат (Rd) должен быть осуществлен по формуле (2):

где åd1d2- суммирование строк с даты d1 по дату d2.

Расчет расходов на рекламу в разрезе агентов (Ra) должен быть осуществлен по формуле (3):

где åj- суммирование расходов по объектам недвижимости i по агенту j.

Расчет расходов на рекламу в разрезе отделов (Rot) должен быть осуществлен по формуле (4):

где åot-суммирование расходов на рекламу по отделу ot.

2.3.6 Информационное обеспечение

На основе анализа входной и выходной информации можно провести проектирование базы данных.

Так как база данных реляционная, то все сущности связаны между собой через ключевые поля, причем среди связей присутствуют как связи один к одному, так один ко многим.

В базе данных представлено 8 основных сущностей и 13 дополнительных.

Логическая структура БД представлена на рисунке 2.17.

Сущность «Отделы» содержит информацию об отделах компании (отдел коммерческой недвижимости, отдел жилой недвижимости, отдел аренды и т.д.). Данная таблица связана с таблицей «Сотрудники» (связь один-ко-многим).

Сущность «Сотрудники» содержит информацию о сотрудниках компании. Она связана с таблицами «Договора» (связь один-ко-многим), «Телефоны» (связь один-ко-многим), «Объекты недвижимости» (связь один-ко-многим), «Строки выгрузки» (связь один-ко-многим).

Рисунок 2.17 - Логическая модель БД ИС «Реклама»

Сущность «Договора» содержит информацию о договорах компании (дата заключения, номер, дата начала, дата окончания). Она связана с таблицами «Виды сделок» (связь один-ко-многим), «Строки отправки» (связь один-ко-многим), «Отправка рекламы» (связь один-ко-многим).

Сущность «Строки отправки» содержит информацию об отправке объекта в рекламу. Она связана с таблицами «Районы» (связь один-ко-многим), «Объект недвижимости» (связь один-ко-многим), «Дата отправки» (связь один-ко-многим).

Сущность «Отправка рекламы» содержит факт отправки объекта в рекламу. На основе данных из этой таблицы производится выгрузка рекламы. Данная таблица связана с таблицами «Объект недвижимости» (связь один-ко-многим), «Контрольные точки отправок» (связь один-ко-многим).

Сущность «Контрольные точки отправок» содержит информацию о контрольных точках отправки объекта в рекламу, для каждого СМИ свои контрольные точки. Она связана с таблицами «Газеты» (связь один-ко-многим), «Дата отправки» (связь один-ко-многим), «Типы объектов» (связь один-ко-многим), «Отправка рекламы» (один-ко-многим).

Сущность «Объекты недвижимости» содержит информацию об объектах недвижимости, которые необходимо рекламировать. Для внесения информации об объекте недвижимости используются данные из таблиц «Типы объектов» (связь один-ко-многим), «Состояния » (связь один-ко-многим), «Типы стен» (связь один-ко-многим), «Планировки» (связь один-ко-многим), «Типы квартир» (связь один-ко-многим), «Виды владения» (связь один-ко-многим), «Улицы» (связь один-ко-многим), «Районы» (связь один-ко-многим).

Этап физического проектирования связан с построением модели физического размещения данных на носителе (рисунок 2.18). От результатов проектирования на этом этапе зависит выполнение таких требований как эффективность, производительность и надежность функционирования.

База данных состоит из 21 таблицы в формате Paradox 7.

Рисунок 2.18 – Физическая модель БД ИС «Реклама»

Структура программного обеспечения информационной системы «Реклама» будет состоять из следующих частей: справочники, ввод данных, действия, подготовка рекламы, отчеты.

Данное разделение выполнено с точки зрения удобства работы системой и быстрого поиска необходимой информации.

«Справочники» представляют собой диалоговое окно и предназначены для ввода информации в систему и используются блоком ввод данных при вводе объектов недвижимости, а также при отправке объектов в рекламу и формировании отчетов о расходах на рекламу.

«Ввод данных» необходим для ввода в систему информации об объектах недвижимости и сотрудниках компании. При вводе информации используются данные из справочников для оперативного ввода информации в систему.

Действия будут включать возможность создание архивной копии и восстановления информации из базы данных на случай сбоев в системе и угрозе потери данных.

Подготовка будет включать настройку шаблонов для подготовки рекламы и выгрузку подготовленных объявлений по настроенным шаблонам. Выгрузка будет использовать данные из блоков «Справочники» и «Ввод данных».

Отчеты будут формироваться на основе данных из блоков «Подготовка рекламы» и «Справочники». Блок будет включать в себя отчеты по расходам на рекламу в сумме по агентству, по агенту и по объекту недвижимости.

На рисунке 2.19 приведена схема структуры программного обеспечения информационной системы «Реклама».

Рисунок 2.19 – Структура ИС «Реклама»

2.3.7 Описание комплекса технических средств

Аппаратные средства - персональный компьютер на базе процессора AMD со 256Мб ОЗУ.

Для установки программы требуется около 5 Мб дискового пространства.

Компьютер должен иметь:

-     процессор Intel 80486DX и выше;

-     оперативную память не ниже 128Мбайт;

-     жесткий диск не менее 20 Gb;

-   размер свободного пространства на жестком диске компьютера не менее 1Гб;

-     накопитель на гибких магнитных дисках 3.5” или устройство чтения компакт-дисков;

-  цветной SVGA монитор;

-     печатающее устройство;

-     устройство ввода клавиатура;

-     манипулятор мышь.

2.3.8 Программное обеспечение

Для выполнения данной работы необходимы программные средства визуальной разработки - Delphi 6 при поддержке операционной системы Windows XP;

Система рассчитана на работу под управлением ОС Windows'9x, 2000 и XP.

Для работы программы, необходимо чтобы на компьютере была установлена СУБД Borland Database Engine 5, которая поставляется вместе с пакетом Delphi 6, а также вместе с дистрибутивом данной программы.

2.3.9 Программа и методика испытаний (компонентов, комплексов

средств автоматизации, подсистем, систем) – тестирование

системы

Процесс тестирования должно проводиться в 3 этапа:

-     проверка в нормальных условиях;

-     проверка в экстремальных условиях;

-     проверка в исключительных ситуациях.

При проверке в нормальных условиях программе должны передаваться характерные данные, модулирующую обычную работу оператора.

Проверка в экстремальных условиях подразумевает ввод граничных значений для данных, ввод большого количества записей или наоборот сведение количества записей к нулю.

Проверка в исключительных ситуациях подразумевает ввод заведомо неверных данных, или данных расположенных на границах допустимой области, данных, содержащих пробелы, цифры и буквы в разнообразных недопустимых сочетаниях.

Проверка в нормальных условиях включает в себя проверку системы на ряде тестов (таблицы 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5 и 2.6).

Таблица 2.1 - Заполнение справочника «Сотрудники»

При вводе этих данных система должна сохранить анкету без вывода каких-либо сообщений.

Таблица 2.2 - Добавление объекта недвижимости

При вводе этих данных система должна сохранить анкету без вывода каких-либо сообщений.

Таблица 2.3 - Добавление объекта в рекламу

При вводе этих данных система сохраняет информацию об отправке и на основе этих данных осуществляется выгрузка рекламы.

Таблица 2.4 - Выгрузка рекламы

После ввода этих данных необходимо нажать кнопку OK и система автоматически должна внести добавленную выгрузку в список выгрузок. Когда выгрузка добавлена в список выгрузок ее нужно акцептовать, нажав кнопку «Провести». При нажатии на эту кнопку система должна показать строку состояния процесса, по его завершении система должна прибавить стоимость строки объявления к общим расходам на рекламу и при нажатии на кнопку «Строки выгрузки» должен появиться список объектов недвижимости отправленных в рекламу. Должна быть реализована возможность выгрузки этого списка в Word и Excel.

Таблица 2.5 - Формирование отчета

После чего, по нажатие на кнопку «Печать» система должна выдать отчет.

Таблица 2.6 – Содержание отчета

Программа должна показать отличную работу и не вызвать никаких нареканий.

Проверка в экстремальных условиях и исключительных ситуациях, которая подразумевает ввод граничных значений для данных, ввод большого количества записей или наоборот сведение количества записей к нулю, а также ввод заведомо неверных данных, или данных расположенных на границах допустимой области, данных, содержащих пробелы, цифры и буквы в разнообразных недопустимых сочетаниях, не должна привести к сбоям в системе, так как для данных отсутствуют граничные значения для данных, а ввод заведомо неверных данных может повлиять лишь на итоговые данные в отчетах.

3. ИС «РЕКЛАМА» ДЛЯ АГЕНТСТВА НЕДВИЖИМОСТИ

«ДЕЛОВАЯ НЕДВИЖИМОСТЬ»

3.1       Руководство по использованию ИС «Реклама»

Руководство пользователя предназначено для того, чтобы научить пользователя программы работе с ней. При этом предполагается, что он имеет некоторый начальный навык работы с компьютером, т.е. умеет работать с клавиатурой и мышью, ориентируется в сообщениях выдаваемых компьютером, знает, что такое Windows, окно и т.п.

Информационная система «Реклама» автоматизирует процессы подготовки, подачи и учета рекламы для агентств недвижимости.

Информационная система «Реклама» разработана с использованием программного средства визуальной разработки - Delphi 6 при поддержке операционной системы Windows XP.

Система рассчитана на работу под управлением ОС Windows'9x, 2000 и XP.

Для работы программы, необходимо чтобы на компьютере была установлена СУБД Borland Database Engine 5, которая поставляется вместе с пакетом Delphi 6, а также вместе с дистрибутивом данной программы.

При установке системы необходимо зарегистрировать пользователей системы, назначить права и установить пароль. Это должен делать администратор системы.

3.1.1 Работа в режиме администратора

В режиме функционирования «Администратор» доступны следующие функции:

-     ведение списков сотрудников;

-     ведение списка СМИ;

-     ведение справочников, необходимых для работы;

-     формирование прайс-листа объектов недвижимости;

-     выгрузка рекламного объявления по шаблонам;

-     учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

-     формирование отчетов по рекламе по каждому объекту недвижимости;

-     разграничение доступа пользователей к системе;

-     создание архивных копий справочников и документов.

Начало работы с системой

Для запуска программы необходимо выбрать Пуск→Программы→Реклама, либо ярлык на рабочем столе.

Рисунок 3.1 - Запуск информационной системы «Реклама»

Для входа в систему необходимо выбрать пользователя и ввести пароль, после чего необходимо нажать кнопку Готово.

После выполненных действий откроется рабочая область программы (рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 – Рабочая область программы

Работа со справочниками

При первом запуске системы необходимо заполнить и настроить справочники.

Доступ к справочникам осуществляется через пункт меню «Справочники» или через кнопки быстрого доступа, расположенные в правой части рабочей области программы.

Для каждого справочника заложен свой перечень режимов обработки информации, такие как возможность добавления, редактирования, удаления, просмотра.

Справочники используются для формирования отчетов, добавления объектов в рекламу, а также для заполнения карточки объектов недвижимости, сотрудников, газет.

Справочник «Сотрудники» предназначен для хранения информации о сотрудниках компании. Информация содержит ФИО сотрудника, его паспортные данные, дату приема на работу, контактные телефоны. Редактирование элемента справочника производится в отдельном диалоговом окне при нажатии кнопки «Изменить».

Рисунок 3.3 - Справочник «Сотрудники»

Для добавления нового сотрудника необходимо нажать кнопку «Добавить». После чего появится диалоговое окно для ввода данных (рисунок 3.4). Чтобы просмотреть текущую запись необходимо нажать кнопку «Просмотр».

Рисунок 3.4 - Добавление элемента в справочник

Кнопка «Доступ» предназначена для назначения прав доступа и пароля для входа в систему конкретному пользователю.

Администратор имеет доступ к объектам недвижимости всех пользователей и может войти в их пользовательскую форму через кнопку «Форма».

Справочник «Газеты» предназначен для хранения информации о печатных изданиях, в которые подается реклама.

Рисунок 3.5 - Справочник «Газеты»

Данный справочник содержит название адрес, телефон печатного издания, а также контрольные точки отправок рекламы для каждого издания.

Для добавления записи предназначена пиктограмма . На экране появится диалоговое окно для ввода данных (рисунок 3.6).

Рисунок 3.6 - Добавление элемента в справочник

Редактирование записи производится в отдельном диалоговом окне при нажатии на пиктограмму .

Для настройки шаблонов выгрузки предназначена кнопка «Шаблон».

Добавление контрольных точек отправок в рекламу для каждой газеты производится в правой части окна при нажатии на пиктограмму . При нажатии появляется окно для добавления информации (рисунок 3.7).

Рисунок 3.7 - Добавления контрольных точек (закладка «Общее»)

В данном окне Вы видите три закладки «Общее», «Телефоны», «Шаблоны». На закладке «Общее» определяется цена строки объявления в данной газете, метод сортировки. Закладка «Телефоны» отображает информацию об используемых для рекламы телефонах, максимальном количестве возможных номеров, цену за дополнительные телефоны, а также позволяет установить префикс перед номером (рисунок 3.8).

Рисунок 3.8 - Добавления контрольных точек (закладка «Телефоны»)

На закладке «Шаблоны» прописываем путь к шаблону для выгрузки (рисунок 3.9)

Рисунок 3.9 - Добавления контрольных точек (закладка «Шаблоны»)

Справочник «Отделения» предназначен для хранения информации об отделениях компании (Ленинское отделение, Индустриальное отделение и т.д.)

Справочник «Отделы» предназначен для хранения информации об отделах компании (отдел жилой недвижимости, отдел коммерческой недвижимости, отдел аренды и т.д.).

Справочник «Районы» хранит информацию о города и сокращения к ним. Разные газеты используют разную градацию по районам и различные сокращения к ним. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости и добавлении объекта недвижимости в рекламу.

Справочник «Улицы» список улиц города и сокращения к ним. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочники «Типы квартир» содержит список типов квартиры и сокращения, используемые в разных газетах. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Планировки» содержит информацию о существующих планировках квартир и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Типы стен» содержит информацию о существующих типах стен и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Состояния» содержит информацию о возможных состояниях объекта недвижимости и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Виды сделок» содержит информацию о существующих видах сделок и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Виды владения» содержит информацию о видах владения на объекты недвижимости и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Типы домов» содержит информацию о возможных типах домов по принадлежности к какому-либо городу или району города и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Типы объектов» содержит информацию о типах объектов недвижимости и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Выгрузка рекламных объявлений

После того, как в программу внесена информация об объектах недвижимости, которые необходимо рекламировать, и выбраны печатные издания, где должна идти реклама, администратору необходимо провести выгрузку текстов объявлений.

Для осуществления выгрузки необходимо нажать кнопку «Выгрузка» в рабочей области программы, после чего на экране появится окно выгрузки данных (рисунок 3.10).

Рисунок 3.10 – Выгрузка данных

Добавление в выгрузку осуществляется по нажатие кнопки «Добавить», после чего появляется диалоговое окно «Подача объявления» (рисунок 3.11).

Для добавления в выгрузку необходимо выбрать печатное издание, по которому производится выгрузка, а также категорию объектов недвижимости (квартиры, дома, коммерческая недвижимость и т.д.), дату отправки и стоимость строки объявления, после чего нажать кнопку «Готово».

После того, как определена категория объекта недвижимости и печатное издание для выгрузки, необходимо нажать кнопку «Провести».

По нажатие кнопки «Провести» происходит отнесение стоимости строки объявления на каждый объект недвижимости находящийся в выгрузке. Таким образом, осуществляется учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости. На основе данных учета формируются отчеты о расходах на рекламу.

Рисунок 3.11 – Подача объявления

Чтобы просмотреть все строки, попавшие в выгрузку необходимо нажать кнопку «Строки выгрузки».

Для того чтобы выгрузить эти строки по определенному шаблону необходимо нажать кнопку «Выгрузить». Выгрузка осуществляется в программы Word и Excel на выбор. Выгруженные тексты объявлений можно сохранить в файл или распечатать.

Здесь же можно сформировать отчет о расходах на рекламу по произведенной выгрузке.

Формирование отчетов

Как и в любой другой автоматизированной системе, работающей с базой данных в данной системе, производство отчетов является важнейшей частью и конечной целью всей работы.

На сегодняшний день система обеспечивает производство отчетов о расходах на рекламу в различных разрезах.

Доступ к блоку отчеты осуществляется через пункт меню «Отчеты» или через кнопку быстрого доступа «Отчеты» в рабочей области программы.

На рисунке 3.12 представлена форма для выбора параметров отчета.

Рисунок 3.12 – Подготовка отчета

Для формирования отчета необходимо выбрать фамилию агента, объект недвижимости, а также отчетный период. Отчеты могут быть сформированы по агенту в целом (по всем объектам недвижимости, которые рекламирует агент), по объекту недвижимости, по отделу в целом. Пример отчета приведен на рисунке 3.13.

Рисунок 3.13 – Отчет о расходах на рекламу

Сервисные функции

Как и следует из названия, сервисные функции призваны обеспечить решение двух задач:

·   выполнение операций по обслуживанию системы (работа с базой, настройка параметров и т.д.);

·   обеспечение пользователя необходимым инструментарием для повышения комфортности работы с системой.

Функции доступные только администратору:

·   пути доступа;

·   резервное копирование баз данных.

Доступ к служебным сервисным функциям можно получить, только зайдя в систему под паролем администратора. Данное ограничение введено для гарантированного сохранения целостности данных, защиты их от несанкционированного доступа.

3.1.2 Работа в режиме пользователя

В режиме функционирования «Пользователь» доступны следующие функции:

-     ведение списка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

-     добавление объекта недвижимости в рекламу;

-     просмотр прайс-листа;

-     просмотр отчетов о расходах на рекламу;

-     занесение проданных объектов недвижимости в архив.

При входе в систему в режиме пользователя на экране появится рабочая область, представленная на рисунке 3.14.

Рисунок 3.14 – Рабочая область в режиме «Пользователь»

Для того, чтобы добавить объект недвижимости в рекламу пользователь должен внести в БД информацию об объекте недвижимости (наименование объекта, его характеристики и т.д.). Добавление информации осуществляется путем нажатия кнопки «Добавить» в отдельном диалоговом окне, представленном на рисунке 3.15.

Рисунок 3.15 – Добавление объекта недвижимости

Редактирование и просмотр информации об объекте недвижимости осуществляется также в отдельном диалоговом окне.

Заполнив карточку объекта и сохранив введенную информацию, пользователь формирует список объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать.

Пользователь должен определить список телефонов, на которые можно подавать рекламу. Доступ к данному списку осуществляется через кнопку «Телефоны» в рабочей области программы (рисунок 3.16).

Рисунок 3.16 – Телефоны для рекламы

Перед тем, как добавить объект недвижимости в рекламу, пользователь должен внести в список «Договоры» договор, на основании которого агент продает объект недвижимости и дает объект в рекламу. Необходимо внести номер договора, вид сделки, даты заключения и окончания договора.

Доступ к списку осуществляется через кнопку «Договоры» в рабочей области программы (рисунок 3.17).

Рисунок 3.17 – Учет договоров

Чтобы добавить объект недвижимости в рекламу, пользователь должен нажать кнопку «Добавить в рекламу» в рабочей области программы. По нажатии этой кнопки на экране появиться список печатных изданий, в которых можно разместить рекламу о продаже объекта недвижимости (рисунок 3.18). Выбрав печатное издание, телефоны для рекламы, район для газеты, цену объекта (по умолчанию цена берется из карточки объекта недвижимости), а также договор, который является основой для подачи рекламы, необходимо нажать кнопку «Готово» и объект будет добавлен в рекламу.

Для удобства пользователя в правой части рабочей области расположен список газет «Доступны для рекламы», содержащий газеты, в которых можно разместить рекламу. Ниже находится список «Рекламируется в», который содержит список газет, в которые пользователь добавил рекламу.

Прекращение подачи рекламы при продаже объекта или при расторжении договора осуществляется путем удаления из списка «Рекламируется в», который находится в правой части рабочей области программы.

Когда реклама по объекту недвижимости прекращена объект можно отправить в архив. Для того, чтобы отправить объект недвижимости в архив необходимо в карточке объекта недвижимости поставить галочку напротив слова архив.

В программе предусмотрен просмотр списка объектов недвижимости включая архивные, и не отображая их. Это свойство может быть установлено по нажатии на кнопку «Показать архивные», и отключено при повторном нажатии на эту кнопку.

Также в режиме функционирования «Пользователь» доступна функция формирования отчетов, и пользователь в любой момент может получить оперативный отчет о расходах на рекламу по любому из продаваемых им объектов недвижимости. Причем пользователь может видеть только отчеты, относящиеся к его объектам недвижимости, а доступ к расходам на рекламу других пользователей для него закрыт.

Рисунок 3.18 - Отправка в рекламу

Доступ к отчетам осуществляется через кнопку «Отчеты» и осуществляется по тому же принципу, который был описан выше.

3.2      Расчет экономической эффективности от внедрения АИС

«Реклама»

Целью написания данного раздела является определение затрат на разработку и внедрение АИС «Реклама» для предприятия ООО «Деловая недвижимость», расчёт экономического эффекта от внедрения данного продукта в эксплуатацию.

3.2.1    Затраты на разработку и внедрение

Затраты на разработку включают в себя все расходы связанные с разработкой данного ПП: приобретение компьютера, установка ОС, установка языка программирования, установка СУБД, заработная плата программистов, амортизация компьютера.

Рассчитаем расходы разработчика на разработку ПП.

К капитальным затратам относятся единовременные затраты, связанные с разработкой и внедрением проектных решений. Расчет этих затрат осуществляется по формуле 5:

где  - предпроектные затраты на создание системы (на специальное обучение проектного персонала, обследование объекта, разработку, согласование и утверждение технического задания), руб.

где - коэффициент накладных расходов (в расчетах берется по данным конкретной проектной организации или равным 1.8);

- затраты времени на работу, выполняемую на предпроектной стадии, час (возьмем 24 часа для руководителя проекта и 72 часа для программиста);

- среднечасовая ставка специалиста, выполняющего работу, руб.

где - районный коэффициент (для Алтайского края он равен 1.15);

  - месячный оклад (ставка, заработок) специалиста, руб. (месячная ставка руководителя проекта 3000 руб., а месячная ставка программиста =2500 руб.).

Получаем, что

 ( руб./час);

 (руб./час);

- численность специалистов, выполняющих работу, чел.;

Рассчитаем предпроектные затраты на создание системы:

 (руб.).

Проектные затраты на создание системы, руб.:

где - затраты времени на работы, выполняемые на проектной стадии (на разработку технических проектов, программирование; подготовку, проведение экспериментальных, внедренческих и сдаточных работ и др.), час. ( возьмем для руководителя проекта эту величину, равную 80 час., а для программиста 1440 час.);

- время подготовки данных (переноса информации на машинные носители, час. (в нашем случае 0.12 часов);

 - среднечасовая ставка оператора подготовки данных, руб. (в нашем случае равна 16,3 руб.);

 - суммарное машинное время для отладки программ или проведения других отладочных работ с помощью ЭВМ (208 часов);

 - суммарное машинное время для проведения экспериментальных работ, час. (160 часов);

- суммарное машинное время для опытного внедрения, час. (16 часов);

- стоимость машинного часа, руб./час. (21.48 руб./час).

Затраты, связанные с приобретением оборудования и ПО, руб.:

где, Зк затраты на приобретение компьютера, руб.;

Зос – затраты на приобретение операционной системы, руб.;

Зя – затраты на приобретение языка программирования, руб.;

Зсубд затраты на приобретение СУБД, руб;

Зоф – затраты на приобретение MS Office, руб.

Таблица 3.1 – Затраты, связанные с приобретением оборудования и ПО

Рассчитаем предпроектные затраты.

 (руб.)

 - затраты, связанные с приобретением оборудования, руб.;

 - затраты на транспортировку и монтаж оборудования, руб. (0 руб.);

 - материально-энергетические затраты, связанные с созданием системы, руб. (возьмем 800 руб.).

Таким образом, по формуле размер капитальных затрат равен:

К= 2959.2+53293,12+58300+0+800=115352,32 руб.

Таким образом, стоимость разработки ПП (Ср) можно рассчитать как отношение капитальных затрат к предполагаемому количеству внедрений.

где В – предполагаемое количество внедрений системы, шт.

Всего в городе Барнауле насчитывается 150 агентств недвижимости, в том числе частных предпринимателей около 30. Так как, частные предприниматели в основном работают сами на себя и не имеют в своем подчинении штата сотрудников, для них моя система не представляет интереса.

Следовательно, потенциальных клиентов насчитывается примерно 120 агентств, что составляет 80 % доли рынка. Из них наиболее крупных насчитывается около 20 агентств, что составляет 13 % доли рынка.

Соответственно предполагаемое количество внедрений равно 20.

Таким образом,

Ср = 115352,32 / 20 = 5768 руб.

При внедрении ПП заказчику потребуется оплатить стоимость программы и дополнительные расходы, которые включают приобретение OS, MS Office, СУБД.

Таким образом, стоимость внедрения определяется по формуле:

Имеем,

Св = 5768+ 3000 + 5000 + 300 =14068 руб.

3.2.2    Доход от внедрения

Оценка экономической эффективности ИТ-проекта должна осуществляться по аналогии с оценкой инвестиционного проекта. При этом, основная трудность заключается в выявлении экономических выгод для компании от его внедрения. Необходимо не только обнаружить эти экономические выгоды, но получить их количественную оценку и структурировать таким образом, чтобы они подавались интеграции в единый денежный поток. Для этого необходимо идентифицировать, ради чего осуществляется внедрение ИТ-проекта на предприятии, что это внедрение принесет компании в экономическом разрезе.

Осуществляется это путем построения дерева "проблемы - цели - задачи" на допустимом и необходимом уровне детализации (таблица 3.2).

В процессе разработки проекта АИС "Реклама" были выявлены основные проблемные учета расходов на рекламу в ООО «Деловая недвижимость», в результате чего сформулированы проблемы, на решение которых должна быть нацелена разрабатываемая АИС. На основе анализа возможностей современных информационно-управляющих систем был уточнен список целей, а также определены задачи 1-го и 2-го уровней, решение которых, направлено на их достижение.

Таблица 3.2 - Структура «Проблемы-цели-задачи» проекта

На первом этапе укрупненное структурное дерево всего комплекса задач системы было уточнено и детализировано до задач 2-й очереди системы. Во-первых, такая детализация коснулась "проблемного" блока, в рамках которого были сформулированы три основные проблемы:

-     отсутствие оперативных и достоверных данных о расходах на рекламу по договорам;

-     трудоемкость и неточность расчета расходов на рекламу;

-     отсутствие оперативности в формировании отчетов в различных разрезах.

Во-вторых, выполнена количественная оценка ориентировочной "стоимости" этих проблем для компании совместно с сотрудниками компании.

При учете договоров немаловажную роль играет имеющаяся информация о сумме предоплаты по договору. Эта сумма может быть потрачена на рекламу. Необходимо, чтобы при подаче рекламы по договору не было перерасхода денежных средств, которые переданы в качестве предоплаты, так как при расторжении договора клиенты могут не возместить расходы на рекламу, если они превысили сумму предоплаты.

Таким образом, компания теряет около 10 000 руб. в год.

Рекламирование объекта недвижимости не подкрепленного договором также приносит компании убытки. При возникновении таких ситуаций компания теряет около 7 000 руб. в год.

При учете объектов недвижимости потери компании связанные с рекламой составляют около 2 000 руб. в год. Это связано с тем, что при формировании объявления могут быть указаны неверные данные об объекте вследствие ошибок менеджера по рекламе, либо могут быть несвоевременно внесены изменения в информацию об объекте, что приводит к необходимости дублирования объявления.

При учете данных о СМИ важным является стоимость строки объявления. Зная стоимость строки объявления можно приблизительно рассчитать планируемые расходы на рекламу, и взять эту сумму в качестве предоплаты с клиента. Если это не сделано агентство также может понести потери, которые составляют до 2000 рублей в год.

Потери агентства в таких ситуациях возникают еще в случаях, когда менеджер, рассчитывая сумму расходов на рекламу, неверно учитывает стоимость строки и ошибочно рассчитывает расходы на рекламу. Потери в таких ситуациях составляют до 3000 рублей в год.

При учете расходов на рекламу по каждому сотруднику агентство также несет потери до 1000 руб. в год. Это связано с тем, что расходы на рекламу по объектам недвижимости, могут быть отнесены на другого агента, и агент берет в качестве предоплаты сумму меньшую, чем потрачено агентством.

При расчете расходов на рекламу возможны ситуации, когда теряются данные о выходах в рекламу объекта и соответственно эти расходы не включаются в общую сумму расходов. Таким образом, агентство теряет до 4 000 рублей в год.

На ведение журнала выходов рекламы в год тратится не менее двух пачек бумаги по пятьсот листов каждая. Их стоимость составляет 250 рублей.

При неправильном расчете стоимости рекламу агентство теряет в год до 3000 рублей.

Подготовка отчетов является трудоемкой задачей, занимающей много времени. На подготовку отчетов менеджер тратит от 1 до 3 дней в зависимости от структуры отчета. Очень часто объект рекламируется не один месяц, а целый год, и данные могут быть утеряны. К тому же большую роль играет человеческий фактор, менеджер может допустить ошибку при расчетах и подготовить отчет, отражающий неверные данные, что приводит к потерям агентства.

Вследствие того, что отчеты формируются не оперативно, потери агентства связаны с упущенной выгодой, так как не вовремя подготовленный отчет тормозит завершение сделки агентом, и соответственно агент не может в это время заняться другой сделкой. Потери в таких ситуациях составляют до 30 000 рублей в год.

Автоматизация позволит во многом сократить расходы, связанные с рекламой, и время на подготовку отчетов.

В таблице 3.3 приведен расчет экономического эффекта от внедрения ИС «Реклама».

Таблица 3.3 – Расчет экономического эффекта

На основе полученных данных мы можем рассчитать планируемый доход от внедрения системы как разницу между суммой потерь связанных с рекламой до ввода ИС «Реклама» в эксплуатацию и потерь после ввода ИС в эксплуатацию. Доход (Д) может быть рассчитан по формуле:

где Пд - потери до ввода ИС «Реклама» в эксплуатацию,

Пп планируемые потери после ввода ИС в эксплуатацию.

Таким образом, получим:

Д = 62250 - 900=61350 руб.

3.2.3    Экономический эффект

Основными показателями экономической эффективности являются экономический эффект, срок окупаемости. Экономический эффект - результат внедрения какого-либо мероприятия, выраженный в стоимостной форме, в виде экономии от его осуществления. Срок окупаемости (величина, обратная коэффициенту эффективности) - показатель эффективности использования капиталовложений – представляет собой период времени, в течение которого произведенные затраты на программное изделие окупаются полученным эффектом.

Годовой экономический эффект определяется как разница между доходом от внедрения системы и расходами на внедрение.

Таким образом, получим:

Э = 61350 – 14068 = 47282 руб.

Срок окупаемости рассчитывается по формуле:

где Св – стоимость внедрения для компании, руб.,

Э - годовой экономический эффект, руб.

Получаем:

Т = 14068/47282 = 0,3 (года).

Коэффициент эффективности:

Имеем,

Е = 47282/14068 = 3,4

Должно соблюдаться условие:

и ,

где  года и - нормативные сроки окупаемости и коэффициент эффективности для АСУ.

Так как 0,3 <=3 и 3,4 >=0,33, то можно сделать вывод о целесообразности внедрения проекта.

Исходя из вышесказанного, применение данной разработки позволит, бесспорно, в самые кратчайшие сроки компенсировать затраты на разработку и эксплуатацию, получить экономический эффект от использования данного комплекса.

Заключение

В результате цель - автоматизировать рабочее место менеджера по рекламе компании ООО «Деловая недвижимость», достигнута.

Для ее достижения были поставлены и решены задачи:

-     изучена специфика рекламной деятельности в агентствах недвижимости;

-     изучена организация и уровень автоматизации деятельности ООО «Деловая недвижимость»;

-     выполнен обзор программных продуктов, автоматизирующих деятельность агентств недвижимости;

-     разработано техническое задание на создание ИС «Реклама»;

-     разработан технический проект на создание ИС «Реклама»;

-     реализована ИС «Реклама»;

-     разработано руководство пользователя для работы с ИС «Реклама»;

-     определена эффективность от внедрения ИС «Реклама».

Результатом данной дипломной работы является ИС «Реклама» для автоматизации работы менеджера по рекламе агентства недвижимости. Разработана БД для хранения информации данных характеристик квартир, выходов рекламы, расходов на рекламу.

В процессе разработки БД был проведен анализ работы агентства недвижимости «Деловая недвижимость». В результате изучены информационные потоки данных, определена технология обработки данных, вид входных и выходных документов.

Внедрение разработанной ИС позволит предприятию вести централизованный учет расходов на рекламу и оперативно формировать отчеты в различных разрезах, что приведет к сокращению потерь, связанных с рекламой.

В будущем возможна модернизация и расширение ИС. Например, разработка мультилистинга, который позволит агентствам недвижимости обмениваться между собой прайс-листами.

С 1 июня 2006 года программа передана в промышленную эксплуатацию, что подтверждено актом о внедрении.

Список использованных источников

1                Батра Р., Майерс Дж., Аакер Д. Рекламный менеджмент. — М.: СПб.; К.:Изд. дом Вильямс, 1999.

2                Вендров А.М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем: Учеб. Пособие. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 192 с.

3    Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник – М.: Финансы и статистика, 2003. – 352 с.

4    Викентьев И.Л. Приемы рекламы. С-П.; Триз-шанс,1995.

5                Гермогенова Л.Ю. Эффективная реклама в России. — М.: Рус Партнер Лтд, 1994.

6    ГОСТ 34.601-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания».

7    ГОСТ 34.602-89. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание системы».

8                РД 50-34.698-90. «Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы требования к содержанию документов».

9                ГОСТ 34.603—92. «Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем».

10              Гражданский Кодекс РФ, часть 1, от 21.10.1994 г.

11              Диго С.М. Проектирование и использование баз данных. - М.; Финансы и статистика, 1995. - 200 с.

12  Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 1997.

13              Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка и реализация. - СПб: Питер, 2001.-304c.

14  Мартин Дж. Организация баз данных в вычислительных системах. – М: Мир 1998, - 576с.

15  Матищев А.Н. Эффективность рекламы. М.: Издательство «Финпресс», 2002. – 416с.

16  Панкратов Ф.Г., Баженов Ю.К. Рекламная деятельность: Учебник для студентов высших учебных заведений. – 3-е изд., пераб. и доп. – М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2001. 364с.

17  Росситер Дж.Р., Перси Л. Реклама и продвижение товаров: пер. с англ./ Под ред. Л.А. Волковой. – СПб: Питер, 2001. 656с.

18  Рынок земли и недвижимости в России: состояние, перспективы развития. - Земля и недвижимость. - 1994 г. – декабрь.

19  Серегина Т.К., Титкова Л.М. Реклама в бизнесе. Информационно-внедренческий центр “Маркетинг”. М -1995.

20  Современная реклама. /перевод с англ., общая ред. проф. Феофанова, Издательский дом Довгань, 1995.

21  Тексейра С., Пачеко К. Delphi 5. Руководство разработчика, том 1.Основные методы и технологии программирования: пер. с англ.: Уч. Пос. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2000.-832 с.

22  Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.

23  Трубилин И.Т., Семенов М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Финансы и статистика, 1999.

24              Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений /Под ред проф. А.Д. Хомоненко – Спб: Корона, 2000. - 416с.

25  Шнейдер О.Х. Экономико-правовые основы рынка программного обеспечения. – Барнаул: АлтГТУ, 1999. – 78 с.

26  Шнейдер О.Х. Маркетинговые исследования. – Барнаул: АлтГТУ, 1998. – 33 с.

27  http://www.elco.ru/. - Сайт фирмы «Элко-технология».

28  http://www.comfort.kiev.ua/. Журнал «Недвижимость Комфорт».

29  http://paper.irr.ru/bar/dictionary/services/. - Прайс-лист газеты «Из рук в руки».

Список принятых обозначений

Приложение А

Министерство образования и науки Российской Федерации

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. И.И.ПОЛЗУНОВА

Кафедра «Информационные системы в экономике»

УТВЕРЖДАЮ

Заведующий кафедрой ИСЭ  __________О.И.Пятковский

«____» марта 2006 г.

ЗАДАНИЕ № __

НА ДИПЛОМНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

По специальности 351400 «Прикладная информатика экономике»

студенту группы 5ПИЭ-01 Н.И. Ткаченко

Тема: Автоматизированное рабочее место менеджера по рекламе ООО «Деловая недвижимость»

Утверждено приказом ректора от ____________ 2006 г. № ______

Срок исполнения дипломной работы 10 июня 2006 г.

Задание принял к исполнению _________________Ткаченко Н.И.

подпись

БАРНАУЛ 2006

1 Исходные данные

На основании Устава ООО «Деловая недвижимость» и должностных инструкций, а также технологии работы менеджера по рекламе агентства недвижимости изучить специфику рекламной деятельности в агентствах недвижимости, изучить организацию и уровень автоматизации деятельности ООО «Деловая недвижимость».

На основе данных по обследованию предметной области и описания бизнес-процессов компании «Деловая недвижимость», а также ГОСТов разработать техническое задание и технический проект на разработку ИС «Реклама».

Используя учебные пособия по программированию и работе с СУБД, а также технический проект и техническое задание, реализовать ИС «Реклама».

2  Содержание разделов проекта

3 Научно-библиографический список

3.1 По научно-технической литературе просмотреть научно-технические журналы «Недвижимость Комфорт» за последние 3 года.

3.2 По нормативной литературе просмотреть указатели государственных и отраслевых стандартов за последний год.

3.3 Провести обзор рынка ПП.

Руководитель проекта __________ М.В. Краснова

Приложение Б

Прайс-лист газеты «Из рук в руки»

Приложение В

Прайс-лист газеты «Купи-Продай».

Приложение Г

Прайс-лист газеты «Эксперт Недвижимость»

Приложение Д

Прайс-лист газеты «Недвижимость Алтай»

Барнаул, пр.Ленина,106, офис 518-519 Тел: 39-88-71 , тел \ факс: 77-77-43 e-mail: cityn@mail.ru сайт www.realtai.ru

Прайс-лист на размещение рекламной информации.

Черно-белая реклама

Модуль в реестре АН(5,3*2)-50руб.-10 позиций в таблицы - бесплатно.

Модуль(подвал) -400руб.-15 позиций в таблицы - бесплатно.

0,5 страницы ч\б-600руб.-20 позиций в таблицы – бесплатно.

1 страница ч\б-1200руб.-30 позиций в таблицы - бесплатно.

Фотообьявления :

-1-4 -50руб\шт.

-5-10 -40руб\шт.

-11-20 -30руб.\шт

1 позиция в таблицы-10руб.

Скидки на ч\б рекламу при единовременной оплате

2 выпуска-5%

3 выпуска-10%

4 выпуска-15%

*на рекламу на обложке - скидки не действуют.

Приложение Е

Организационная структура ООО «Деловая недвижимость»

Приложение Ж

Объемы размещаемой рекламы ООО «Деловая недвижимость»

Приложение З

График подачи рекламы в СМИ

Приложение И

Взаимосвязи между подразделениями компании ООО «Деловая недвижимость»